Odjel za opće i financijske poslove

U Odjelu za opće i ekonomske poslove obavljaju se poslovi vezani za vođenje financija i ureda Zaklade.

Financijski poslovi:

• vođenje i razvijanje poslova financijskoga upravljanja i kontrole, izrada financijskih planova i financijskih analiza Zaklade, provođenje interne kontrole i revizije te praćenje izvršenja donesenih planova i vođenje evidencije o rokovima plaćanja i podnošenja zakonskih obaveza financijskog izvještavanja
• vođenje računa o novčanim tijekovima u Zakladi te praćenje i analiza prihoda i primitaka, rashoda i izdataka
• izrada Plana nabave Zaklade za proračunsku godinu te sudjelovanje u provedbi postupaka jednostavne i javne nabave i praćenje izvršenja donesenog Plana
• vršenje obračuna plaća, ugovora o djelu, autorskih, umjetničkih, studentskih i drugih ugovora na temelju izvršene evidencije radnog vremena, drugih evidencija iz oblasti radnih odnosa te evidencije ugovora
• vršenje obračuna i isplata putnih naloga za službena putovanja zaposlenika i vanjskih suradnika Zaklade na temelju izvršene evidencije elemenata potrebnih za izradu putnih naloga
• vođenje poslova vezanih za računovodstvo i vođenje svih knjigovodstvenih evidencija, obrade financijske dokumentacije, knjiženje i izradu bilance u skladu sa Zakonom o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija i Pravilnikom o sustavu financijskoga upravljanja i kontrola te izradi i izvršavanju financijskih planova neprofitnih organizacija
• vršenje dostave obrasca i izvještaja u FINA-u i Poreznu upravu (Obrazac JOPPD i sl.) putem servisa eFINA i ePorezna odnosno nadležnim institucijama na temelju ovlaštenja osobe ovlaštene za zastupanje Zaklade
• vršenje dohvata i preuzimanje bankovnih izvadaka i e-računa putem servisa poslovne banke te plaćanja na temelju naloga ovlaštene osobe
• sastavljanje financijskih izvješća (polugodišnja i godišnja) u skladu s Pravilnikom o izvještavanju u neprofitnom računovodstvu i Registrom neprofitnih organizacija i ostalim propisanima zakonima
• vršenje poslova pripreme, izrade i praćenja financijskih izvješća EU projekata
• pružanje zakladnim tijelima odgovarajućih informacija iz područja financija u skladu sa zakonskim propisima koji se odnose na neprofitne organizacije u Republici Hrvatskoj
• praćenje važećih propisa iz područja financijskoga poslovanja te osiguravanje njihove primjene i predlaganje novih mjera potrebnih za prilagodbu institucije eventualnim izmjenama državnih financijskih propisa
• predlaganje i provođenje odluka i naloga Zakladnih tijela vezanih za područje financijskoga poslovanja
• suradnja s Ministarstvom kulture RH, Ministarstvom financija i drugim tijelima iz ovog djelokruga te
• obavljanje i drugih poslova po nalogu upravitelja Zaklade.

Voditeljica financijskih poslova je Ljerka Jakšić (t: +385 1 581 44 92, e: ljerka.jaksic@kulturanova.hr).

Poslovi vođenja ureda Zaklade i poslovi spisovodstva i pismohrane:

• vođenje i koordiniranje ureda Zaklade u skladu s poslovnim protokolima i internim procedurama
• vođenje poslova urudžbiranja i briga o primitku i otpremi poštanskih pošiljaka koje su vezane za poslovanje Zaklade
• vođenje propisanih uredskih registara i knjiga (evidencija radnog vremena te druge evidencije iz oblasti radnih odnosa, evidencija ugovora te druge korespondencije iz oblasti oćeg poslovanja Zaklade, evidencija iskazanih sukoba interesa, itd.)
• vođenje poslova obrade, zaštite i upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom što podrazumijeva: zaprimanje, evidentiranje, klasifikaciju, označavanje i tehničko opremanje dokumentarnoga gradiva, vođenje uredskih i drugih evidencija o dokumentarnome gradivu, sređivanje i opis dokumentarnoga gradiva, odlaganje i zaštitu dokumentarnoga gradiva, pretvorbu, vrednovanje i izlučivanje te korištenje dokumentarnoga i arhivskoga gradiva
• vođenje pisane i usmene korespodencije i komunikacije s vanjskim suradnicima i dobavljačima Zaklade putem pošte, telefona i e-pošte
• briga o utrošku i nabavi potrošnog materijala i opreme te poslovima organizacije čišćenja uredskoga prostora Zaklade
• vođenje brige o potrebi izvršenja nužnih popravaka i poslovima tekućeg održavanja poslovnog prostora i opreme Zaklade
• sudjelovanje u administrativnim poslovima upravitelja Zaklade
• organiziranje redovnih sastanaka Stručne službe i upravitelja Zaklade te vođenje zapisnika sa sastanaka
• vođenje brige o organizaciji sjednica Upravnog odbora i vođenje zapisnika sa sjednica te po potrebi sudjelovanje u organiziranju sjednica drugih stalnih i/ili povremenih pomoćnih tijela Zaklade i drugih sastanaka s vanjskim suradnicima Zaklade
• sudjelovanje po potrebi u organiziranju događanja (seminara, radionica, konferencija itd.) koje Zaklada organizira ili u kojima sudjeluje
• pružanje pomoći radnicima Zaklade pri organizaciji službenih putovanja (putne karte, smještaj, osiguranje, vize itd.) te
• obavljanje i drugih poslova po nalogu upravitelja Zaklade.

Voditeljica ureda Zaklade je Ines Vanjak Brgles (t: +385 1 553 27 78, e: ines.vanjak@kulturanova.hr).