Kako bi proces prijave na javne pozive bio jednostavniji, dodatna dokumentacija traži se isključivo od onih prijavitelja kojima su odobrena bespovratna sredstva. Prije potpisivanja ugovora/sporazuma svi prijavitelji kojima su odobrena bespovratna sredstva Zaklade moraju dostaviti potrebnu dokumentaciju. Rok za dostavu te dokumentacije je osam dana, a počinje teći sljedećeg dana od dana slanja obavijesti na e-adresu navedenu u prijavnici. Ako prijavitelj ne dostavi traženu dokumentaciju u navedenom roku, smatrat će se da nije ispunio formalne uvjete te će njegova prijava biti isključena, a podrška će odlukom Upravnog odbora biti dodijeljena sljedećoj najbolje ocijenjenoj prijavi u istom programskom području i kategoriji.

Svi prijavitelji kojima je odobrena dodjela bespovratnih sredstava Zaklade obavezni su prije potpisivanja ugovora/sporazuma dostaviti sljedeće dokumente (za Programska područja 3 i 4 traženu dodatnu dokumentaciju prilaže samo potpisnik sporazuma, odnosno koordinator platforme):

• Izvod iz Registra udruga Republike Hrvatske (ili njegova preslika) ne stariji od 3 mjeseca do dana objave rezultata javnih poziva (prema Pravilniku o obrascima i načinu vođenja Registra udruga Republike Hrvatske i Registra stranih udruga u Republici Hrvatskoj – NN 11/02), odnosno Izvod iz Registra umjetničkih organizacija (ili njegova preslika) ne stariji od 3 mjeseca od dana objave rezultata javnih poziva. Važno: Ako osobe za zastupanje organizacije u trenutku potpisivanja ugovora/sporazuma nisu u mandatu, prijava će biti isključena.
• Potvrda Porezne uprave o nepostojanju duga prema državi po osnovi javnih davanja, ne starija od 30 dana od dana objave rezultata javnih poziva. Ako je odobrena obročna otplata duga rješenjem Porezne uprave o obročnoj otplati, potrebno je dostaviti presliku o rješenju. Važno: Ako se utvrdi da organizacija ima dug prema državi po osnovi javnih davanja, prijava će biti isključena.
• Dokument kojim se potvrđuje da osoba ovlaštena za zastupanje organizacije nije kažnjavana, ne starija od 3 mjeseca od dana objave rezultata javnih poziva (za projekte/programe kojima je odobrena podrška veća od 20.000 kn). Ako osoba za zastupanje organizacije ne dokaže da se protiv nje ne vodi kazneni postupak, prijava će biti isključena.