Na mrežnim stranicama Zaklade nalaze se:

• e-prijavnice (opisni i proračunski dio) za kategoriju
• ogledni primjerak prijavnice za kategoriju (u .pdf formatu)
• detaljne upute o načinu podnošenja e-prijavnice

Nakon zaključavanja i slanja e-prijavnice u Zakladinu elektroničku bazu prijavnica prijavitelj će u svom e-korisničkom profilu, do isteka roka za prijavu, moći preuzeti svoju ispunjenu e-prijavnicu u .pdf formatu za ispis, potpis i ovjeru, nakon čega prijavnicu u papirnatom obliku, zajedno s propisanom dodatnom dokumentacijom, treba poslati isključivo preporučenom poštom, uz napomenu “Za javni poziv” te "Ne otvarati do sjednice Komisije za otvaranje prijava", na adresu sjedišta Zaklade:
    
ZAKLADA “KULTURA NOVA”
Za javni poziv na PP2: kategorija _ _ _ _ _ _ _ (unijeti kategoriju za koju se prijavljujete)
Frankopanska 5/2
10000 Zagreb
Ne otvarati do sjednice Komisije za otvaranje prijava 

Da bi dostavljena prijavnica u papirnatom obliku bila važeća ona mora imati:

• odgovarajući kôd koji se dobiva prilikom zaključavanja e-prijavnice, odnosno slanja e-prijavnice u Zakladinu elektroničku bazu prijavnica
• službeni pečat organizacije
• vlastoručne potpise odgovorne osobe za zastupanje organizacije i voditelja projekta/programa (predstavnici organizacija svojim vlastoručnim potpisom jamče istinitost podataka) 

Kako bi prijavitelj dodatno provjerio pripremljenu dokumentaciju, kao i dokumentaciju koju će biti potrebno dostaviti ako podrška bude odobrena, na posljednjoj stranici prijavnice nalazi se popis za provjeru priložene dokumentacije.

Ako pristigla prijava sadrži neke formalne uvjete koji se mogu naknadno ispraviti, a ne odnose se na samu kvalitetu prijave, Zaklada će o tome obavijestiti dotičnog prijavitelja putem elektroničke pošte i zatražiti ispravak/nadopunu prijave u propisanom roku.