Kako bi proces prijave na javne pozive bio jednostavniji, dodatna dokumentacija traži se isključivo od onih prijavitelja kojima su odobrena bespovratna sredstva. Prije potpisivanja ugovora svi prijavitelji kojima su odobrena bespovratna sredstva Zaklade moraju dostaviti potrebnu dokumentaciju. Rok za dostavu te dokumentacije je osam dana, a počinje teći sljedećeg dana od dana slanja obavijesti na e-adresu navedenu u e-prijavnici. Ako prijavitelj ne dostavi traženu dokumentaciju u navedenom roku, smatrat će se da nije ispunio formalne uvjete te će njegova prijava biti isključena, a podrška može odlukom Upravnog odbora biti dodijeljena sljedećoj najbolje ocijenjenoj prijavi u istom programskom području i kategoriji.

Svi prijavitelji kojima je odobrena dodjela bespovratnih sredstava Zaklade obavezni su prije potpisivanja ugovora dostaviti sljedeće dokumente:

1. Potvrda Porezne uprave o nepostojanju duga po osnovi javnih davanja o kojima evidenciju vodi Porezna uprava, ne stariju od 30 dana od dana objave rezultata javnih poziva. Ako je odobrena obročna otplata duga rješenjem Porezne uprave o obročnoj otplati, potrebno je dostaviti presliku o rješenju.
Važno: Ako se utvrdi da organizacija ima dug prema državi po osnovi javnih davanja, prijava će biti isključena.  

2. Uvjerenje da se protiv osobe ovlaštene za zastupanje organizacije ne vodi kazneni postupak ne starije od 3 mjeseca od dana objave rezultata javnih poziva (za programe/projekte kojima je odobrena podrška veća od 20.000 kn).
Važno: Ako osoba za zastupanje organizacije ne dokaže da se protiv nje ne vodi kazneni postupak, prijava će biti isključena.

Svi prijavitelji koji su registrirani kao umjetničke organizacije, a odobrena im je dodjela bespovratnih sredstava Zaklade obavezni su prije potpisivanja ugovora dostaviti:
3. Izvod iz Registra umjetničkih organizacija (ili njegova preslika) ne stariji od 3 mjeseca od dana objave rezultata javnih poziva.
 
Zaklada će za organizacije koje su registrirane kao udruge potrebne podatke provjeravati uvidom u Registar udruga Republike Hrvatske.

Važno: Ako osobe za zastupanje organizacije u trenutku potpisivanja ugovora nisu u mandatu, prijava će biti isključena.