Korisnik je o eventualnim izmjenama odobrenog proračuna i prenamjenama unutar ili između pojedinih poglavlja dužan izvijestiti Zakladu ili tražiti odobrenje za prenamjenu putem elektroničkog sustava za komunikaciju s korisnicima (Korisničke zone) s obrazloženjem i prijedlogom nove specifikacije troškova.

Korisnik je dužan obavijestiti Zakladu o izmjenama proračuna u sljedećim slučajevima:

• u slučaju prenamjene odobrenoga proračuna unutar istog poglavlja proračuna
• u slučaju prenamjene ukupnih sredstava pojedinih poglavlja proračuna u iznosu do 10 % svakog poglavlja odobrenoga proračuna

Korisnik je dužan obavijestiti Zakladu i zatražiti odobrenje o prenamjenama proračuna u sljedećim slučajevima:

• u slučaju brisanja postojećih i uvođenja novih stavki
• u slučaju prenamjena ukupnih sredstava pojedinih poglavlja proračuna u iznosu većem od 10 %
• te u drugim slučajevima

Novi obrazac proračuna postaje sastavni dio ugovora nakon što Zaklada odobri predloženu izmjenu, odnosno prenamjenu. Korisnik ne može zatražiti sljedeću izmjenu/prenamjenu prije nego što Zaklada riješi prethodno predloženu izmjenu, odnosno prenamjenu proračuna, bilo da je odobri bilo da je odbije.

Novi obrazac proračuna s predloženim izmjenama/prenamjenama proračuna tijekom provedbe programa/projekta potrebno je dostaviti pet (5) radnih dana prije nastanka promjene. Krajnji rok za izmjenu/prenamjenu proračuna je deset (10) radnih dana prije isteka roka za završetak programa/projekta definiranog Ugovorom o financiranju. Zaklada će na zahtjev za izmjenu/prenamjenu odgovoriti u roku od pet (5) radnih dana. Nova verzija proračuna nakon prihvaćanja/odobravanja postaje sastavni dio ugovora.

Korisnici ne mogu zatražiti uvažavanje izmjena/prenamjena nakon što su promjene već izvršene te se u tom slučaju takvi troškovi neće prihvatiti, odnosno Zaklada će ih smatrati nenamjenski utrošenim sredstvima. Iznimno, uz obrazloženje i iz opravdanog razloga koji nije bio unaprijed predvidiv, Korisnik može promijeniti proračun do dana isteka roka provedbe aktivnosti definiranih u ugovoru.

Sve izmjene/prenamjene moraju biti usklađene s aktivnostima programa/projekta.

U Programskom području 1 korisnik ne može zatražiti odobrenje Zaklade za ukidanje radnih mjesta za koje je ostvario bodove prilikom procjene kvalitete prijava te za smanjenje broja radnih sati na manje od četiri (4) radna sata dnevno u poglavlju proračuna Troškovi naknada za rad menadžera, producenata, programskih/projektnih voditelja, financijskih administratora, voditelja ureda i drugih izvršitelja operativnih poslova od nesamostalnog rada (isključivo ugovor o radu). U tom poglavlju moguće je uvođenje novih radnih mjesta, zamjena postojećih radnih mjesta drugim radnim mjestima, povećanje broja radnih sati ili smanjenje broja radnih sati, ali ne manje od četiri (4) radna sata dnevno. Također je moguća promjena iznosa za pojedina radna mjesta koja su bodovana uz ograničenje da ukupan iznos po pojedinom radnom mjestu koji se pokriva iz sredstava Zaklade ne smije biti manji od 25 % od ukupnog mjesečnog iznosa za to radno mjesto.

Prenamjene trebaju biti svedene na najmanju moguću mjeru u odnosu na broj i učestalost tijekom provedbenoga razdoblja. Zaklada ima pravo ne odobriti prenamjenu sredstava ako se time bitno mijenjaju sadržaj i priroda programa/projekta ili ako se zahtjev ne temelji na objektivnim razlozima za prenamjenu.

Proračun u Opisnom i financijskom izvještaju mora biti izvršen u skladu sa zadnjom odobrenom verzijom proračuna, što je jedan od kriterija za vrednovanje administrativne kvalitete provedbe programa/projekta.