Kako bi proces prijave na javne pozive bio jednostavniji, dodatna dokumentacija traži se isključivo od onih prijavitelja kojima su odobrena bespovratna sredstva. Prije potpisivanja ugovora/sporazuma svi prijavitelji kojima su odobrena bespovratna sredstva Zaklade moraju dostaviti potrebnu dokumentaciju. Rok za dostavu te dokumentacije je osam dana, a počinje teći sljedećeg dana od dana slanja obavijesti na e-adresu navedenu u prijavnici. Ako prijavitelj ne dostavi traženu dokumentaciju u navedenom roku, smatrat će se da nije ispunio formalne uvjete te će njegova prijava biti isključena, a podrška može odlukom Upravnog odbora biti dodijeljena sljedećoj najbolje ocijenjenoj prijavi u istom programskom području i kategoriji.

Svi prijavitelji kojima je odobrena dodjela bespovratnih sredstava Zaklade obavezni su prije potpisivanja ugovora/sporazuma dostaviti sljedeće dokumente (za Programska područja 3 i 4 traženu dodatnu dokumentaciju prilaže samo potpisnik sporazuma, odnosno koordinator platforme):

1. Izvod iz Registra udruga Republike Hrvatske (ili njegova preslika) ne stariji od 3 mjeseca od dana objave rezultata javnih poziva (prema Pravilniku o obrascima i načinu vođenja Registra udruga Republike Hrvatske i Registra stranih udruga u Republici Hrvatskoj – NN 11/02), odnosno Izvod iz Registra umjetničkih organizacija (ili njegova preslika) ne stariji od 3 mjeseca od dana objave rezultata javnih poziva.
Važno: Ako osobe za zastupanje organizacije u trenutku potpisivanja ugovora/sporazuma nisu u mandatu, prijava će biti isključena. 

2. Potvrda Porezne uprave o nepostojanju duga (ili njena preslika) prema državi po osnovi javnih davanja, ne starija od 30 dana od dana objave rezultata javnih poziva. Ako je odobrena obročna otplata duga rješenjem Porezne uprave o obročnoj otplati, potrebno je dostaviti presliku o rješenju.
Važno: Ako se utvrdi da organizacija ima dug prema državi po osnovi javnih davanja, prijava će biti isključena.  

3. Uvjerenje o nevođenju kaznenog postupka protiv osobe ovlaštene za zastupanje organizacije (ili njegova preslika) ne starije od 3 mjeseca od dana objave rezultata javnih poziva (za projekte/programe kojima je odobrena podrška veća od 20.000 kn). Ako osoba za zastupanje organizacije ne dokaže da se protiv nje ne vodi kazneni postupak, prijava će biti isključena.