Obavezna dokumentacija u elektroničkom obliku:

- Ispunjena prijavnica u elektroničkom obliku (Opisni i proračunski dio) za programsko područje i kategoriju u kojoj se prijavljuje, a koja je dostupna na mrežnim stranicama Zaklade

- dodatni obrasci za Programska područja 4 i 5:

• skenirane ispunjene, ovjerene i potpisane Izjave članice o suradnji (obrazac se preuzima na mrežnim stranicama Zaklade u rubrikama PP4 i PP5). Svaka članica suradničke platforme ispunjava, ovjerava i potpisuje svoju Izjavu te ju dostavlja koordinatoru platforme koji potom sve Izjave članica o suradnji skenira i prilaže kao jedan dokument ili

• skenirani registar redovnih članica, a koji dostavljaju isključivo organizacije (koordinatori platformi) koje su registrirane kao savezi udruga

• skenirane potvrde o registraciji ustanova u kulturi i/ili drugih pravnih subjekata te organizacija civilnog društva izvan Republike Hrvatske ako se nalaze u sastavu platforme

Skenirani dokumenti mogu se učitati u formatima .pdf, .jpg, .png, .bmp te ne smiju biti veći od 10 MB.

Podaci koje će Zaklada provjeravati uvidom u e-registre:

• za organizacije koje su imale poslovne aktivnosti u prethodnoj godini Zaklada će financijske izvještaje prijavitelja provjeravati uvidom u Registar neprofitnih organizacija. Ako Komisija prilikom provjere utvrdi da prijavitelj nije predao financijski izvještaj za 2016. godinu u instituciju ovlaštenu za obradu podataka za potrebe Ministarstva financija (FINA), prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka.
• za organizacije koje u prethodnoj godini nisu imale poslovnih aktivnosti Zaklada će uvidom u Registar neprofitnih organizacija provjeravati je li u roku propisanom za predaju godišnjih financijskih izvještaja Ministarstvu financija dostavljena Izjava o neaktivnosti za 2016. godinu. Ako Komisija prilikom provjere utvrdi da prijavitelj nije predao Izjavu o neaktivnosti za 2016. godinu, prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka.
• Zaklada će podatke o tome je li organizacija upisana u odgovarajući registar provjeravati uvidom u Registar udruga, Registar umjetničkih organizacija te Registar neprofitnih organizacija. Ako Komisija prilikom provjere utvrdi da prijavitelj nije upisan u neki od obaveznih registara, prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka.
• u Programskim područjima 4 i 5, Zaklada će podatke o tome je li članica sa sjedištem u Republici Hrvatskoj upisana u odgovarajući registar provjeravati uvidom u matični registar. Ako Komisija utvrdi da članice nisu upisane u odgovarajući matični registar, prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka.

Svi prijavitelji u e-prijavnici mogu navesti poveznicu (link) na kojoj se nalaze materijali koji ilustriraju prijaviteljevu kompetentnost za provedbu predloženoga programa/projekta. Svi ostali prilozi (publikacije, novinski članci, dokumentacija koja ilustrira rad organizacije), koje prijavitelj eventualno dostavi kako bi potkrijepio svoju kompetentnost, neće se razmatrati.

Svi prijavitelji kojima budu odobrena bespovratna sredstva obavezni su prije potpisivanja ugovora sa Zakladom dostaviti propisanu dokumentaciju koja je navedena u Vodiču (Poglavlje 14.2.).