Obavezna dokumentacija u elektroničkom obliku:

• Ispunjena prijavnica u elektroničkom obliku (Opisni i proračunski dio) za programsko područje i kategoriju u kojoj se prijavljuje, a koja je dostupna na mrežnim stranicama Zaklade

Obavezna dokumentacija u papirnatom obliku:

• Ispisana, ovjerena i potpisana prijavnica u papirnatom obliku (Opisni i proračunski dio) koja je nakon slanja u Zakladinu elektroničku bazu prijavnica dostupna u .pdf formatu u online korisničkom profilu na mrežnim stranicama Zaklade
• Ispunjen, ovjeren i potpisan dodatni obrazac za Programska područja 3 i 4: Izjava članice o suradnji (original ili preslika Izjave, odnosno ispisana skenirana Izjava koja je prethodno ispunjena, ovjerena i potpisana)

Organizacije koje vode dvojno knjigovodstvo, a nemaju obavezu predavanja financijskih izvještaja dostavljaju:

• Presliku Bilance i Izvještaja o prihodima i rashodima za 2012. godinu koje je usvojilo upravljačko tijelo (potpisane i ovjerene)
• Presliku Odluke o nesastavljanju i nepredavanju financijskih izvještaja koju je usvojilo upravljačko tijelo (potpisanu i ovjerenu)
• Presliku Odluke o vođenju dvojnog knjigovodstva koju je usvojilo upravljačko tijelo (potpisanu i ovjerenu)

Organizacije koje su obveznici jednostavnog knjigovodstva dostavljaju:

• Presliku Odluke o nesastavljanju financijskih izvještaja koju je usvojilo upravljačko tijelo (potpisanu i ovjerenu)
• Presliku Knjige prihoda i rashoda koju je usvojilo upravljačko tijelo (potpisanu i ovjerenu)

Organizacije koje su obveznici dvojnog knjigovodstva uz prijavu ne dostavljaju financijski izvještaj (vidi Napomenu br. 2)

Napomene:

1. Zaklada će podatke o tome je li organizacija upisana u odgovarajući registar provjeravati uvidom u Registar udruga, Registar umjetničkih organizacija te Registar neprofitnih organizacija. Ako Komisija prilikom provjere utvrdi da prijavitelj nije upisan u neki od obaveznih registara, prijava će biti isključena.
2. Zaklada će financijske izvještaje obveznika dvojnog knjigovodstva provjeravati uvidom u Registar neprofitnih organizacija. Ako Komisija prilikom provjere utvrdi da prijavitelj nije predao financijski izvještaj za 2012. godinu, prijava će biti isključena.
3. U Programskom području 3, Zaklada će podatke o tome je li članica upisana u odgovarajući registar provjeravati uvidom u matični registar. Ako Komisija utvrdi da članice nisu upisane u odgovarajući matični registar, prijava će biti isključena.
4. Svi obrasci trebaju biti ovjereni službenim pečatom organizacije (na mjestu gdje piše MP = mjesto pečata) i potpisani od strane osobe ovlaštene za zastupanje organizacije i voditelja projekta/programa, kako je naznačeno na prijavnicama i obrascima.

Svi ostali prilozi (publikacije, novinski članci, dokumentacija koja ilustrira rad organizacije), koje prijavitelj eventualno dostavi kako bi potkrijepio svoju kompetentnost za provedbu predloženog projekta/programa, neće se razmatrati. Zaprimljene prijave neće se vraćati prijaviteljima.

Svi prijavitelji kojima budu odobrena bespovratna sredstva obavezni su prije potpisivanja ugovora/sporazuma sa Zakladom dostaviti propisanu dokumentaciju.