Na mrežnim stranicama Zaklade nalaze se:

• e-prijavnica – sadržava podatke o organizaciji, prostor za učitavanje obavezne dokumentacije te opisni i proračunski dio za svako programsko područje i kategoriju
• ogledni primjerak prijavnice za svako programsko područje i kategoriju (u .pdf formatu)
• detaljne upute o načinu podnošenja e-prijavnice

U e-korisničkom profilu nije moguće započeti ispunjavanje opisnog i proračunskog dijela e-prijavnice prije nego što se ispune podaci o organizaciji.
 
E-prijavnicu je moguće zaključati do 27. rujna 2016. godine do 16.00 h. U 16,00 h Zakladina elektronička baza prijavnica automatski se zaključava te nakon tog vremena e-prijavnice neće biti moguće zaključati i poslati u Zakladinu elektroničku bazu. U slučaju da dođe do tehničkih smetnji u Zakladinoj elektroničkoj bazi prijavnica zbog nepredviđenih okolnosti koje su u ingerenciji Zaklade "Kultura nova", rok za ispunjavanje elektroničkih prijavnica može biti produžen u skladu s vremenskim trajanjem smetnji.

Zaklada ne preuzima odgovornost za e-prijavnice koje nisu zaključane u roku jer prijavitelji nisu na vrijeme i/ili na odgovarajući način ispunili sve potrebne podatke u e-prijavnici.

Svi brojčani podaci u opisnom i proračunskom dijelu e-prijavnice i u poglavlju Organizacija moraju biti upisani u odgovarajućem formatu da bi e-prijavnica mogla biti zaključana, odnosno poslana u Zakladinu elektroničku bazu.

Nakon zaključavanja i slanja e-prijavnice u Zakladinu elektroničku bazu prijavnica prijavitelj će u svom e-korisničkom profilu moći preuzeti svoju ispunjenu e-prijavnicu u .pdf formatu. Da bi zaprimljena e-prijavnica bila važeća ona mora imati odgovarajući kôd koji se dobiva prilikom zaključavanja e-prijavnice, odnosno slanja e-prijavnice u Zakladinu elektroničku bazu prijavnica.

Predstavnici organizacije - odgovorna osoba za zastupanje organizacije i voditelj projekta/programa zaključavanjem prijavnice jamče istinitost navedenih podataka. Ako Zaklada utvrdi da podaci nisu istiniti, Zaklada može isključiti prijavu iz postupka dodjele bespovratnih sredstava. Ako zaprimljena prijava sadrži neke formalne uvjete koji se mogu naknadno ispraviti, a ne odnose se na samu kvalitetu prijave, Zaklada će o tome obavijestiti dotičnog prijavitelja putem elektroničke pošte i zatražiti ispravak/nadopunu prijave (vidi Tablicu 2 u Vodiču) u propisanom roku.