1. Pitanje: Pitanje je vezano uz dostavu obvezne dokumentacije u papirantom obliku za prijavu na Programsko područje 1: Operativna podrška za programski razvoj/upravljanje prostorima za kulturu i umjetnost.
Udruga je u 2012. godini bila obveznik jednostavnog knjigovodstva. Kako su prihodi udruge u 2012. godini bili veći od 100.000 kn udruga je 2013. godine po zakonu postala obveznik dvojnog knjigovodstva što je i prijavila Ministarstvu financija u veljači 2013. Da li je dovoljno da udruga za 2012. godinu dostavi, kako je propisano natječajem: presliku Odluke o nesastavljanju financijskih izvještaja koju je usvojilo upravljačko tijelo (potpisanu i ovjerenu) i presliku Knjige prihoda i rashoda koju je usvojilo upravljačko tijelo (potpisanu i ovjerenu)?
Da li je potrebno da udruga dostavi dodatni dokument kojim dokazuje da je 2013. godine postala obveznik dvojnog knjigovodstva (npr. Bilancu i Izvještaj prihoda i rashoda za prvih 6 mjeseci 2013. godine)?

Odgovor: Obavezna dokumentacija koja se odnosi na financijsko poslovanje organizacije, a koju je potrebno dostaviti u papirnatom obliku, odnosi se na 2012. godinu. U skladu s Vodičem za prijavu, organizacije koje su u 2012. bile obveznice jednostavnog knjigovodstva moraju dostaviti: Presliku Odluke o nesastavljanju financijskih izvještaja koju je usvojilo upravljačko tijelo (potpisanu i ovjerenu) te Presliku Knjige prihoda i rashoda koju je usvojilo upravljačko tijelo (potpisanu i ovjerenu).

2. Pitanje: Udruga vodi dvojno knjigovodstvo i predali smo fin.izvještaj za 2012.g. No, zanima me da li je dovoljno da Vam pošaljemo presliku Bilance i Izvještaja prihoda i rashoda ili moramo poslati i sljedeće:
- Presliku Odluke o nesastavljanju i nepredavanju financijskih izvještaja koju je usvojilo upravljačko tijelo (potpisanu i ovjerenu)
- Presliku Odluke o vođenju dvojnog knjigovodstva koju je usvojilo upravljačko tijelo (potpisanu i ovjerenu).

Također me zanima da li svu dodatnu dokumentaciju dostavljamo tek nakon potpisivanja ugovora?

Odgovor: S obzirom na to da je Vaša organizacija obveznik dvojnog knjigovodstva te je predala financijski izvještaj nadležnom tijelu, nije potrebno priložiti presliku Bilance i Izvještaja o prihodima i rashodima već će, kao što je navedeno u Vodiču za prijavu na str. 10 te u Napomeni 2 na istoj stranici Vodiča, Zaklada te podatke obveznika dvojnog knjigovodstva provjeravati uvidom u Registar neprofitnih organizacija.

Ako se prijavljujete u PP1 i PP2 potrebno je ispuniti i poslati prijavnicu u elektroničkom obliku te istu, s kodom koji ćete dobiti u .pdf formatu kada je pošaljete u Zakladinu elektroničku bazu prijavnica, u papirnatom obliku poslati na adresu sjedišta Zaklade. Ako se prijavljujete u PP3 i PP4 potrebno je uz prijavnicu u elektroničkom i papirnatom obliku još dostaviti i dodatne obrasce u papirnatom obliku: Izjave članica o suradnji.

Sve organizacije kojima budu odobrena sredstva obavezne su prije potpisivanja ugovora/sporazuma dostaviti dodatnu dokumentaciju koja je propisana u Vodiču za prijavu na stranici 39, u poglavlju 7.2.

3. Pitanje: Vodimo dvojno knjigovodstvo i imamo obvezu predavanja financijskih izvještaja. Trebamo li dostavljati bilo kakvu dokumentaciju? Da li je potrebno dostavljati s prijavom rješenje, izvadak iz regista udruga i bilo koji sličan dokument?

Odgovor: Kao što je navedeno u Vodiču za prijavu na str. 10 organizacije koje su obveznici dvojnog knjigovodstva uz prijavu ne trebaju dostaviti financijski izvještaj. Zaklada će financijske izvještaje obveznika dvojnog knjigovodstva provjeravati uvidom u Registar neprofitnih organizacija.

Također nije potrebno dostavljati izvadak iz regista udruga jer će Zaklada podatke o tome je li organizacija upisana u odgovarajući registar provjeravati uvidom u Registar udruga, Registar umjetničkih organizacija te Registar neprofitnih organizacija. Preslike tih dokumenata trebat će dostaviti samo oni prijavitelji kojima bude odobrena podrška prije potpisivanja ugovora/sporazuma. Popis dokumentacije koja je uvjet za potpisivanje ugovora/sporazuma također se nalazi u Vodiču za prijavu, na str. 39.

Ako Komisija za otvaranje prijava prilikom provjere utvrdi da prijavitelj nije predao financijski izvještaj za 2012. godinu ili da nije upisan u neki od obaveznih registara, prijava te organizacije bit će isključena.

4. Pitanje: Po popisu obavezne dokumentacije naša organizacija ne spada niti u organizacije koje vode dvojno knjigovodstvo, a nemaju obavezu predavanja financijskih izvještaja dostavljaju niti u organizacije koje su obveznici jednostavnog knjigovodstva.
Mi smo organizacija koja ima dvojno knjigovodstvo i predaje izvještaje, odnosno obavezni smo predavati izvještaje.
Koju dokumentaciju trebamo priložiti, samo bilancu?

Odgovor: Organizacije koje su obveznici dvojnog knjigovodstva uz prijavu ne trebaju dostaviti financijski izvještaj kao što je navedeno u Vodiču za prijavu na str. 10. U Napomeni 2 na istoj stranici navedeno je da će Zaklada financijske izvještaje obveznika dvojnog knjigovodstva provjeravati uvidom u Registar neprofitnih organizacija. Ako Komisija za otvaranje prijava prilikom provjere utvrdi da prijavitelj nije predao financijski izvještaj za 2012. godinu, prijava te organizacije bit će isključena.

Dakle, ako ste financijski izvještaj predali, Zaklada će taj podatak provjeriti uvidom u Regostar neprofitnih organizacija te uz prijavu ne trebate dostavljati bilancu i izvještaj o prihodima i rashodima za 2012. godinu.