Upravni odbor imenuje Komisiju za provjeru formalnih uvjeta koju čine tri zaposlenika Zaklade. Komisija provjerom podataka i priložene dokumentacije zaprimljenih prijava utvrđuje koje su prijave zadovoljile propisane formalne uvjete javnih poziva. Članovi Komisije ne smiju biti u sukobu interesa, u skladu s tim kako je sukob interesa reguliran Pravilnikom o upravljanju sukobom interesa u Zakladi "Kultura nova" te pozitivnim propisima u Republici Hrvatskoj. Svi članovi Komisije potpisuju Izjavu o nepristranosti i povjerljivosti te Izjavu o nepostojanju sukoba interesa.

Formalni uvjeti postavljeni su tako da omogućavaju donošenje nedvojbene odluke o tome ispunjava li određena prijava propisane uvjete ili ne te ni na koji način ne zadiru u procjenu kvalitete prijavljenog programa/projekta. Ako pristigla prijava sadrži neke formalne nedostatke koji se ne tiču kvalitete prijave, a koje je moguće naknadno ispraviti/nadopuniti, Zaklada će o tome obavijestiti dotičnog prijavitelja putem elektroničke pošte i zatražiti ispravak/nadopunu prijave. Rok za ispravak/nadopunu je dva (2) radna dana, a počinje teći sljedećeg radnog dana od dana slanja obavijesti na e-adresu navedenu u e-prijavnici. Prijavitelj prijavu ispravlja/nadopunjava elektroničkim putem.

Ako prijavitelj u navedenom roku ne ispravi/nadopuni prijavu, prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka dodjele bespovratnih sredstava.

Niže se nalazi pregled formalnih uvjeta koji se odnose na sva programska područja s obzirom na mogućnost ispravka/nadopune prijave, a koji će se provjeravati pri komisijskoj provjeri formalnih uvjeta. U tablici su navedeni i formalni uvjeti koje provjerava Povjerenstvo za procjenu kvalitete prijava u okviru grupe kriterija "Prihvatljivost prijavljenog programa/projekta", a koji se odnose na trajanje provedbe i provjeru uključuje li kulturni/umjetnički program javna događanja.

Formalni uvjeti koje je moguće naknadno ispraviti/nadopuniti

Organizacijski razvoj, prva kategorija

• Nedostaje izvod iz evidencije o radnicima sa stanjem na dan raspisivanja Javnog poziva.

Organizacijski razvoj, prva, druga i treća kategorija

• Prijavitelj nije naveo u prijavnici ima li osigurana sredstva iz drugih izvora za provedbu programskih aktivnosti.

Formalni uvjeti koje nije moguće naknadno ispraviti/nadopuniti

• E-prijavnica nema kôd, odnosno nije u roku poslana u Zakladinu elektroničku bazu prijavnica. 
• Prijavitelj nema registrirano sjedište u Republici Hrvatskoj.
• Prijavitelj nije registriran kao udruga ili umjetnička organizacija.
• Prijavitelj nije upisan u Registar neprofitnih organizacija.
• Prijavitelj ne vodi uredno financijsko poslovanje te financijske izvještaje, ako je obavezan, ili drugu financijsku dokumentaciju nije u roku predao nadležnim institucijama.
• Prijavitelj nije uredno ispunio svoje ugovorne obaveze u provedbi odobrenih podrški od strane tijela državne uprave i tijela javne vlasti.
• Prijavitelj traži iznos veći od propisanoga za određeno programsko područje i kategoriju.
• Prijavitelj je predao veći broj prijava od dozvoljenog u okviru Programa podrške 2024.
• Prijavitelj ne djeluje od dana upisa u matični registar do dana zaključivanja javnog poziva u skladu s propisanim vremenom za programsko područje i kategoriju.
• Trajanje programa/projekta nije u skladu s propisanim trajanjem za pojedino programsko područje i kategoriju.

Organizacijski razvoj, prva i druga kategorija

• Prijavitelj u posljednje tri (3) godine aktivnog djelovanja nije ostvario prosjek prihoda propisan za određenu kategoriju**.

Organizacijski razvoj, prva kategorija

• Prijavitelj nema najmanje dvije (2) zaposlene osobe na temelju ugovora o radu na dan raspisivanja Javnog poziva.
• Kulturni/umjetnički program ne uključuje javna događanja.

Organizacijski razvoj, četvrta kategorija

• Prijavitelj je koristio podršku Zaklade "Kultura nova" u programskom području usmjerenom na organizacijski razvoj u zadnjih pet (5) godina (od javnih poziva objavljenih u okviru Programa podrške 2019 s rokom prijave 3. 9. 2019. do javnog poziva za Organizacijski razvoj u Programskom području 1 objavljenog u okviru Programa podrške 2023 s rokom prijave 30. 8. 2023.).

**Za izračun prosjeka prihoda u posljednje tri fiskalne godine u obzir se uzimaju samo one godine u kojima je organizacija ostvarila prihode. Iz izračuna prosjeka prihoda mogu biti izuzete:

do dvije godine za koje organizacija ima predane Izjave o neaktivnosti i/ili za koje organizacija preda obrazloženje uz valjanu dokumentaciju koja opravdava značajno manji ostvareni prihod (30 % i više u odnosu na najmanji iznos prihoda) u odnosu na preostale dvije godine ili jednu godinu zbog nemogućnosti rada isključivo osobe ovlaštene za zastupanje ili zaposlene osobe (npr. duže bolovanje, porodiljni dopust, rodiljni dopust i sl.)

Neaktivnost za određenu godinu potvrđuje se Izjavom o neaktivnosti koja je u roku predana nadležnom tijelu, dok će za izuzeće na temelju značajno manjeg ostvarenog prihoda Zaklada utvrditi je li riječ o opravdanom zahtjevu na temelju dostavljene dokumentacije i obrazloženja. Sve navedeno provjerava se i uvidom u Registar neprofitnih organizacija.

Primjer 1. izračuna prosjeka prihoda kada je organizacija ostvarila prihode u svakoj od prethodne 3 godine: (prihodi2023 + prihodi2022 + prihodi2021) / 3 = prosjek prihoda.
Primjer 2. izračuna prosjeka prihoda kada je organizacija imala jednu godinu neaktivnosti i/ili opravdano obrazloženje smanjenih prihoda u prethodne 3 godine: (prihodi2023 + prihodi 2022) / 2 = prosjek prihoda.
Primjer 3. izračuna prosjeka prihoda kada je organizacija imala dvije godine neaktivnosti i/ili opravdano obrazloženje smanjenih prihoda u prethodne 3 godine: (prihodi2023) / 1 = prosjek prihoda.

Komisija će isključiti sve prijave za koje utvrdi da ne zadovoljavaju jedan ili više formalnih uvjeta. U daljnji postupak upućuju se samo one prijave koje zadovolje sve propisane formalne uvjete.

Prijavitelji čije prijave nisu u skladu s propisanim formalnim uvjetima o tome će biti obaviješteni u pisanom obliku u roku od najviše osam (8) dana od dana završetka rada Komisije, a organizacije čije su prijave upućene u daljnji postupak procjenjivanja kvalitete prijava bit će obaviještene e-poštom.

Svi prijavitelji čije prijave budu odbijene zbog neispunjavanja propisanih formalnih uvjeta mogu u roku od osam (8) radnih dana od dana primitka obavijesti podnijeti pisani prigovor upravitelju Zaklade, a na koji se upravitelj Zaklade mora očitovati u roku od osam (8) radnih dana od dana primitka prigovora.