Upravni odbor imenuje Komisiju za provjeru formalnih uvjeta koju čine tri zaposlenika Zaklade. Komisija provjerom podataka i priložene dokumentacije zaprimljenih prijava utvrđuje koje su prijave zadovoljile propisane formalne uvjete javnih poziva. Članovi Komisije ne smiju biti u sukobu interesa, u skladu s tim kako je sukob interesa reguliran Pravilnikom o upravljanju sukobom interesa u Zakladi "Kultura nova" te pozitivnim propisima u Republici Hrvatskoj. Svi članovi Komisije potpisuju Izjavu o nepristranosti i povjerljivosti te Izjavu o nepostojanju sukoba interesa.

Formalni uvjeti postavljeni su tako da omogućavaju donošenje nedvojbene odluke o tome ispunjava li određena prijava propisane uvjete ili ne te ni na koji način ne zadiru u procjenu kvalitete prijavljenog programa/projekta.

Ako pristigla prijava sadrži neke formalne nedostatke koji se ne tiču kvalitete prijave, a koje je moguće naknadno ispraviti/nadopuniti, Zaklada će o tome obavijestiti dotičnog prijavitelja putem elektroničke pošte i zatražiti ispravak/nadopunu prijave. Rok za ispravak/nadopunu je dva (2) radna dana, a počinje teći sljedećeg radnog dana od dana slanja obavijesti na e-adresu navedenu u e-prijavnici. Prijavitelj prijavu ispravlja/nadopunjava elektroničkim putem. Ako prijavitelj u navedenom roku ne ispravi/nadopuni prijavu, prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka dodjele bespovratnih sredstava.

Formalni uvjeti koje je moguće naknadno ispraviti/nadopuniti:

za PP1:

• Prijavitelj nije u poglavlje proračuna Troškovi naknada za rad menadžera, producenata, programskih/projektnih voditelja, financijskih administratora, voditelja ureda i drugih izvršitelja operativnih poslova od nesamostalnog rada (isključivo ugovor o radu) upisao iznos u neku od traženih kolona (Ukupni mjesečni iznos bruto naknade za rad, Mjesečni iznos bruto naknade za rad koji se traži od Zaklade, Broj mjeseci, Radno vrijeme).

za PP4 i PP5:

• Nedostaje neki od obaveznih dokumenata uz prijavu, a koji su definirani u javnom pozivu na koji se prijava podnosi.

za PP1 i PP5:

• Prijavitelj nije naveo ima li osigurana sredstva iz drugih izvora za provedbu programskih aktivnosti.

Formalni uvjeti koje nije moguće naknadno ispraviti/nadopuniti:

• E-prijavnica nema kôd, odnosno nije u roku poslana u Zakladinu elektroničku bazu prijavnica.
• Prijavitelj nema registrirano sjedište u Republici Hrvatskoj.
• Prijavitelj nije registriran kao udruga ili umjetnička organizacija.
• Prijavitelj nije upisan u Registar neprofitnih organizacija.
• Prijavitelj ne vodi uredno financijsko poslovanje te financijske izvještaje, ako je obavezan, ili drugu financijsku dokumentaciju nije u roku predao nadležnim institucijama.
• Prijavitelj nije uredno ispunio svoje ugovorne obaveze u provedbi odobrenih podrški od strane tijela državne uprave i tijela javne vlasti.
• Prijavitelj traži iznos veći od propisanoga za određeno programsko područje i kategoriju.
• Prijavitelj je predao veći broj prijava od dozvoljenog u određenom programskom području.
• Prijavitelj aktivno djeluje od dana registracije do dana zaključivanja javnog poziva kraće od vremena propisanog za pojedino programsko područje.
• Trajanje programa/projekta nije u skladu s propisanim trajanjem za pojedino programsko područje.

Formalni uvjeti koje nije moguće naknadno ispraviti/nadopuniti, a specifični su za pojedina programska područja:

PP4:

• U provedbu aktivnosti platforme nije uključen najmanji propisani broj organizacija:

- u programsku platformu najmanje 7 organizacija iz najmanje 3 regije kako su one definirane u Vodiču za prijavu
- u zagovaračku platformu na nacionalnoj razini najmanje 5 organizacija iz najmanje 3 regije kako su one definirane u Vodiču za prijavu
- u zagovaračku platformu na subnacionalnoj razini najmanje 5 organizacija iz iste subnacionalne sredine

• Aktivnosti programske platforme ne provode se u najmanje 3 regije kako su one definirane u Vodiču za prijavu.
• Članica/e platforme (ustanove u kulturi i/ili drugi pravni subjekti u kulturi) ne djeluje/u primarno na području kulture te stoga nije zadovoljen formalni uvjet o najmanjem propisanom broju organizacija uključenih u aktivnosti suradničke platforme.
• Članica/e platforme nije/su upisane u matični registar te stoga nije zadovoljen formalni uvjet o najmanjem propisanom broju organizacija uključenih u aktivnosti suradničke platforme.

PP5:

• U provedbu aktivnosti suradničke platforme nisu uključene najmanje 4 organizacije, uz Hrvatsku iz još najmanje tri različite europske države.
• Aktivnosti suradničke platforme ne provode se u najmanje 4 europske države, osim u Hrvatskoj, u još najmanje tri europske države članica platforme.
• Članica/e platforme (ustanove u kulturi i/ili drugi pravni subjekti u kulturi) ne djeluje/u primarno na području kulture te stoga nije zadovoljen formalni uvjet o najmanjem propisanom broju organizacija uključenih u aktivnosti suradničke platforme.
• Članica/e platforme nije/su upisane u matični registar te stoga nije zadovoljen formalni uvjet o najmanjem propisanom broju organizacija uključenih u aktivnosti suradničke platforme.

PP6:

• Redovne kulturno-umjetničke aktivnosti prijavitelja ne provode se kontinuirano tijekom cijele godine.
• Prijavitelju je odobrena podrška u Programskom području 6 u okviru Programa podrške 2021 s rokom prijave 1. 9. 2021.

PP7:

• Nisu prošle najmanje dvije (2) godine od dana donošenja odluke o dodjeli bespovratnih sredstava prijavitelju u Programskom području 7, kategoriji a.

Komisija će isključiti sve prijave za koje utvrdi da ne zadovoljavaju jedan ili više formalnih uvjeta. U daljnji postupak upućuju se samo one prijave koje zadovolje sve propisane formalne uvjete.

Prijavitelji čije prijave nisu u skladu s propisanim formalnim uvjetima o tome će biti obaviješteni u pisanom obliku u roku od najviše osam (8) dana od dana završetka rada Komisije, a organizacije čije su prijave upućene u daljnji postupak procjenjivanja kvalitete prijava bit će obaviještene e-poštom.

Svi prijavitelji čije prijave budu odbijene zbog neispunjavanja propisanih formalnih uvjeta mogu u roku od osam (8) radnih dana od dana primitka obavijesti podnijeti pisani prigovor upravitelju Zaklade, a na koji se upravitelj Zaklade mora očitovati u roku od osam (8) radnih dana od dana primitka prigovora.