Upravni odbor imenuje Komisiju za provjeru formalnih uvjeta koju čine najviše tri zaposlenika Zaklade. Na imenovanje i rad Komisije primjenjuju se odredbe Pravilnika o dodjeli sredstava.

Komisija za provjeru formalnih uvjeta provjerom podataka i priložene dokumentacije zaprimljenih prijava utvrđuje koje su prijave zadovoljile propisane formalne uvjete javnog poziva. Članovi Komisije ne smiju biti u sukobu interesa, na način kako je sukob interesa reguliran Pravilnikom o upravljanju sukobom interesa u Zakladi "Kultura nova" te pozitivnim propisima u Republici Hrvatskoj. Svi članovi Komisije potpisuju Izjavu o nepristranosti i povjerljivosti te Izjavu o nepostojanju sukoba interesa.

Formalni uvjeti postavljeni su tako da omogućavaju donošenje nedvojbene odluke o tome ispunjava li određena prijava propisane uvjete ili ne te ni na koji način ne zadiru u procjenu kvalitete prijavljenog programa/projekta.

Komisija za provjeru formalnih uvjeta provjerom podataka i priložene dokumentacije zaprimljenih prijava utvrđuje koje su prijave zadovoljile propisane formalne uvjete javnog poziva. Na imenovanje i rad Komisije primjenjuju se odredbe Pravilnika o dodjeli sredstava.

Komisija će isključiti sve prijave za koje utvrdi da ne zadovoljavaju jedan ili više formalnih uvjeta. U daljnji postupak upućuju se samo one prijave koje zadovolje sve propisane formalne uvjete.

U nastavku su popisani formalni uvjeti prijave na Program podrške 2025 koje nije moguće ispraviti/nadopuniti:

Formalni uvjeti prijave na Program podrške 2025 te način provjere propisanog formalnog uvjeta

• E-prijavnica nema kôd, odnosno nije u roku poslana u Zakladinu elektroničku bazu prijavnica: utvrđuje se provjerom statusa prijave u Zakladinoj elektroničkoj bazi prijavnica
• Prijavitelj nema registrirano sjedište u Republici Hrvatsko: utvrđuje se uvidom u online Registar udruga ili Registar umjetničkih organizacija
• Prijavitelj nije registriran kao udruga ili umjetnička organizacija: utvrđuje se uvidom u online Registar udruga ili Registar umjetničkih organizacija
• Prijavitelj nije upisan u Registar neprofitnih organizacija: utvrđuje se uvidom u online Registar neprofitnih organizacija
• Prijavitelj ne vodi uredno financijsko poslovanje te financijske izvještaje, ako je obavezan, ili drugu financijsku dokumentaciju nije u roku predao nadležnim institucijama: utvrđuje se uvidom u online Registar neprofitnih organizacija (provjerava se je li financijski izvještaj za 2024. predan u roku za organizacije koje su imale poslovne aktivnosti; provjerava se je li izjava o neaktivnosti za 2024. predana u roku za organizacije koje nisu imale poslovne aktivnosti)
• Prijavitelj nije uredno ispunio svoje ugovorne obaveze u provedbi odobrenih podrški od strane Zaklade: utvrđuje se uvidom u dokumentaciju provedbe javnih poziva.
• Prijavitelj traži iznos veći od propisanoga za određeno programsko područje i kategoriju: utvrđuje se provjerom zatraženog iznosa u prijavnici
• Prijavitelj je predao veći broj prijava od dozvoljenog u okviru Programa podrške 2025: utvrđuje se provjerom broja prijava pojedine organizacije u Zakladinoj elektroničkoj bazi prijavnica
• Prijavitelj ne djeluje od dana upisa u matični registar do dana zaključivanja javnog poziva u skladu s propisanim vremenom za programsko područje i kategoriju: utvrđuje se uvidom u online Registar udruga ili Registar umjetničkih organizacija
• Trajanje programa/projekta nije u skladu s propisanim trajanjem za pojedino programsko područje i kategoriju: utvrđuje se provjerom naznačenog trajanja programa/projekta u prijavnici te planu aktivnosti

Formalni uvjeti prijave za pojedina Programska područja i kategorije u okviru Programa podrške 2025 te način provjere propisanog formalnog uvjeta

• Programsko područje 1, kategorija a1, a2, a3: Prijavitelj nema osigurana sredstva iz drugih izvora za provedbu programskih aktivnosti: utvrđuje se uvidom u druge izvore financiranja navedene u prijavnici
• Programsko područje 1, kategorija a1, a2: Prijavitelj u posljednje tri (3) godine aktivnog djelovanja nije ostvario prosjek prihoda propisan za određenu kategoriju: utvrđuje se uvidom u predane financijske izvještaje u Registru neprofitnih organizacija te izračunom prosjeka prihoda navedenih u prijavnici
• Programsko područje 1, kategorija a3, a4: Prijavitelj je u posljednje tri (3) godine aktivnog djelovanja ostvario veći prosjek prihoda od propisanog za određenu kategoriju: utvrđuje se uvidom u predane financijske izvještaje u Registru neprofitnih organizacija te izračunom prosjeka prihoda navedenih u prijavnici
• Programsko područje 1, kategorija a1: Prijavitelj nema najmanje dvije (2) zaposlene osobe na temelju ugovora o radu na dan raspisivanja Javnog poziva: utvrđuje se uvidom u priloženi Izvod iz evidencije zaposlenika (matične knjige zaposlenika)
• Programsko područje 1, kategorija a1: U programsko djelovanje nisu uključena javna događanja: utvrđuje se uvidom u plan aktivnosti naveden u prijavnici.
• Programsko područje 1, kategorija a4: Prijavitelj je registriran u sredini u RH s više od 100,000 stanovnika: utvrđuje se uvidom u online Registar udruga ili Registar umjetničkih organizacija
• Programsko područje 2: Prijavitelj nema najmanje 1 partnera iz područja mentalnog zdravlja i/ili dobrobiti djece i mladih uključenog u projekt: utvrđuje se uvidom u priloženu Izjavu o suradnji

Ako pristigla prijava sadrži neke formalne nedostatke koji se ne tiču kvalitete prijave, a koje je moguće naknadno ispraviti/nadopuniti, Zaklada će o tome obavijestiti dotičnog prijavitelja putem elektroničke pošte i zatražiti ispravak/nadopunu prijave.

Ispravak/nadopuna prijave moguća je isključivo u sljedećim slučajevima:

• Programsko područje 1, kategorija a1: prijavitelj nije priložio izvod iz evidencije o radnicima sa stanjem na dan raspisivanja Javnog poziva.
• Programsko područje 1, kategorija a1, a2, a3: prijavitelj nije naveo u prijavnici ima li osigurana sredstva iz drugih izvora za provedbu programskih aktivnosti.
• Programsko područje 2: prijavitelj nije priložio Izjavu o suradnji.

Rok za ispravak/nadopunu je dva (2) radna dana, a počinje teći sljedećeg radnog dana od dana slanja obavijesti na e-adresu navedenu u e-prijavnici. Prijavitelj prijavu ispravlja/nadopunjava elektroničkim putem. Ako prijavitelj u navedenom roku ne ispravi/nadopuni prijavu, prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka dodjele bespovratnih sredstava.

Prijavitelji čije prijave nisu u skladu s propisanim formalnim uvjetima o tome će biti obaviješteni u pisanom obliku u roku od najviše osam (8) dana od dana završetka rada Komisije, a organizacije čije su prijave upućene u daljnji postupak procjenjivanja kvalitete prijava bit će obaviještene e-poštom.

Svi prijavitelji čije prijave budu odbijene zbog neispunjavanja propisanih formalnih uvjeta mogu u roku od osam (8) radnih dana od dana primitka obavijesti podnijeti pisani prigovor upravitelju Zaklade, a na koji se upravitelj Zaklade mora očitovati u roku od osam (8) radnih dana od dana primitka prigovora.