Nakon odobravanja bespovratnih sredstava odabranim programima/projektima slijedi potpisivanje ugovora sa svakom pojedinom organizacijom nakon čega ona postaje korisnik Zaklade. Svi prijavitelji kojima su odobrena bespovratna sredstva Zaklade obavezni su prije potpisivanja ugovora dostaviti dokumentaciju za potpisivanje ugovora, a koja je definirana u Vodiču za prijavu na Program podrške 2025. Jednom potpisan ugovor nije moguće mijenjati bez pisanoga odobrenja Zaklade.

Prilikom potpisivanja ugovora korisniku se dostavljaju sljedeći dokumenti koji predstavljaju sastavni dio ugovora:

• Uputa o korištenju sredstava odobrenih za provedbu programa/projekata
• Pravila označavanja aktivnosti financiranih od strane Zaklade
• Kriteriji za vrednovanje kvalitete provedbe programa/projekata.

 Navedena dokumentacija se nalazi u "Uputama za korisnike".

Da bi proces prijave na javne pozive bio jednostavniji, dodatna dokumentacija traži se isključivo od onih prijavitelja kojima su odobrena bespovratna sredstva.

Prijavitelji kojima je odobrena podrška potpisuju ugovor o financiranju kojim se utvrđuje iznos odobren iz sredstava Zaklade te se određuju uvjeti pod kojima im se podrška dodjeljuje, kao i sve obaveze koje korisnici preuzimaju potpisivanjem ugovora.

Prijavitelji kojima je odobrena podrška Zaklade obavezni su prije potpisivanja ugovora dostaviti sljedeće dokumente:

1. Potvrdu Porezne uprave o nepostojanju duga po osnovi javnih davanja o kojima evidenciju vodi Porezna uprava, ne stariju od trideset (30) dana od dana objave rezultata javnih poziva. Ako je odobrena obročna otplata duga rješenjem Porezne uprave o obročnoj otplati, potrebno je dostaviti presliku o rješenju.

Važno: Ako se utvrdi da organizacija ima dug prema državi po osnovi javnih davanja, prijava će biti isključena.

2. Uvjerenje da se protiv osobe ovlaštene za zastupanje organizacije ne vodi kazneni postupak ne starije od trideset (30) dana od dana objave rezultata javnih poziva.

Važno: Ako osoba za zastupanje organizacije ne dokaže da se protiv nje ne vodi kazneni postupak, prijava će biti isključena.

3. Izjavu o nepostojanju dvostrukog financiranja istih troškova ili udjela u troškovima čiji obrazac se preuzima na mrežnim stranicama Zaklade.

Svi prijavitelji koji su registrirani kao umjetnička organizacija, a odobrena su im bespovratna sredstva Zaklade, obavezni su prije potpisivanja ugovora dostaviti:

4. Izvod iz Registra umjetničkih organizacija (ili njegovu presliku) ne stariji od tri (3) mjeseca od dana objave rezultata javnih poziva.

Zaklada će za organizacije koje su registrirane kao udruge potrebne podatke provjeravati uvidom u Registar udruga Republike Hrvatske.

Osoba za zastupanje organizacije u trenutku potpisivanja ugovora mora biti u mandatu da bi mogla potpisati ugovor.

Rok za dostavu te dokumentacije je osam (8) dana, a počinje teći sljedećeg dana od dana slanja obavijesti o rezultatima Programa podrške 2025 s popisom dokumentacije za potpisivanje ugovora na e-adresu glavnog administratora korisničkog profila organizacije.

Ako prijavitelj ne dostavi traženu dokumentaciju u navedenom roku, smatrat će se da nije ispunio formalne uvjete te će njegova prijava biti isključena, a podrška može odlukom Upravnog odbora biti dodijeljena sljedećoj najbolje ocijenjenoj prijavi u istom programskom području i kategoriji. U slučaju da iz opravdanih razloga prijavitelj nije u mogućnosti dostaviti dodatnu dokumentaciju u propisanom roku, Zaklada može produžiti rok za dostavu navedene dokumentacije. U tom slučaju prijavitelj je dužan do roka za predaju dodatne dokumentacije uputiti Zakladi elektroničkim putem zahtjev za produženje roka dostave koji sadrži obrazloženje za nedostavljanje dokumentacije u roku. Zaklada je na zahtjev dužna odgovoriti u roku od pet (5) radnih dana od dana zaprimanja zahtjeva.

Zaklada odobrena sredstava isplaćuje u dva obroka:

• prva rata, u iznosu od najmanje 70 % od ukupno odobrenih financijskih sredstava, isplaćuje se korisniku u roku od četrdeset pet (45) dana od dana potpisivanja ugovora
• druga rata, u preostalom iznosu od ukupno odobrenih financijskih sredstava, isplaćuje se korisniku najkasnije trideset (30) dana prije isteka roka za provedbu odobrenih aktivnosti ako je korisnik dostavio uredan polugodišnji Opisni i financijski izvještaj, odnosno u slučaju kratkoročnih programa/projekata na temelju Zakladinog praćenja njihove provedbe.

Zaklada zadržava pravo izmjene dinamike isplate sredstava i iznosa rata, ovisno o mogućnostima izvršenja Financijskoga plana Zaklade i predvidivoj dinamici provedbe programa/projekta.