Povjerenstvo za procjenu kvalitete prijava je stručno tijelo koje ima do petnaest članova. Za sve javne pozive u okviru Programa podrške 2023 s rokom prijave 30. 8. 2023. Upravni odbor na prijedlog upravitelja Zaklade odlukom osniva jedno Povjerenstvo. Upravitelj Zaklade prijedlog sastavlja na temelju Zakladine evidencije nezavisnih stručnjaka s kojom je upoznat Upravni odbor, pri čemu vodi računa o tome da jedna osoba može biti imenovana za člana Povjerenstva najviše do tri (3) godine zaredom, a nakon toga mora uslijediti najmanje jedna (1) godina pauze tijekom koje ta osoba ne može biti imenovana za člana Povjerenstva. Upravni odbor je odluku o osnivanju Povjerenstva i imenovanju članova donio prilikom donošenja svih ostalih odluka vezanih za raspisivanje javnih poziva. Nakon roka za podnošenje prijava na javne pozive za predlaganje programa i projekata Upravni odbor može revidirati donesenu odluku o imenovanju članova Povjerenstva ako utvrdi da se pojedini imenovani članovi nalaze u tijelima organizacija ili su zaposleni u organizacijama koje su uputile prijavu na javne pozive za koje je osnovano Povjerenstvo. U tom će slučaju Upravni odbor razriješiti takve članove te imenovati nove članove Povjerenstva.

Zadaća članova Povjerenstva je da na temelju skupina kriterija za dodjelu sredstava "Prihvatljivost prijavljenoga programa/projekta" i "Kriteriji kvalitete" utvrđenih za svako programsko područje i kategoriju provjere propisane formalne uvjete i procijene kvalitetu onih prijava koje su zadovoljile formalne uvjete.

Članovi Povjerenstva ne smiju biti u sukobu interesa, u skladu s tim kako je sukob interesa reguliran Pravilnikom o upravljanju sukobom interesa u Zakladi "Kultura nova" te pozitivnim propisima u Republici Hrvatskoj. Svi članovi Povjerenstva obavezni su potpisati Izjavu o nepristranosti i povjerljivosti te Izjavu o nepostojanju sukoba interesa kojom potvrđuju da će procjenjivati samo one prijave u vezi s kojima nemaju nikakve materijalne ili druge interese.

Imena članova Povjerenstva bit će dostupna javnosti tek nakon završetka cjelokupnog postupka dodjele bespovratnih sredstava. Imenovani članovi Povjerenstva obavezni su svoje članstvo čuvati u tajnosti sve do završetka navedenoga postupka, a tijekom trajanja postupka dodjele bespovratnih sredstava ne smiju davati nikakve informacije o postupku.

Kriteriji za dodjelu sredstava čine temelj za procjenjivanje kvalitete prijava, a definirani su u skladu s prioritetom Programa podrške 2023 i posebnim ciljevima za svako pojedino programsko područje Programa podrške 2023.

Skupine kriterija

Kriteriji za dodjelu sredstava podijeljeni su u tri skupine:

1. skupina: Prihvatljivost prijavljenoga programa/projekta

Za svako programsko područje i kategoriju definirana su tri kriterija prihvatljivosti prijavljenoga programa/projekta koja procjenjuju članovi Povjerenstva: djeluje li organizacija na području suvremene kulture i umjetnosti; pripada li program/projekt području suvremene kulture i umjetnosti te je li prijava usklađena s programskim područjem i kategorijom u kojima je prijavljena.

Ako članovi Povjerenstva za procjenu kvalitete prijava utvrde da organizacija ne djeluje na području suvremene kulture i umjetnosti, da prijavljeni program/projekt ne pripada području suvremene kulture i umjetnosti i/ili da prijava nije usklađena s programskim područjem i kategorijom u kojima je prijavljena, prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka dodjele bespovratnih sredstava. Prijavitelji čije prijave budu isključene na temelju ove skupine kriterija o tome će biti obaviješteni u pisanom obliku prilikom objave rezultata.

2. skupina: Kvantitativni kriteriji

U ovoj skupini kriterija nalaze se oni kriteriji koji su mjerljivi i čije su vrijednosti unaprijed točno propisane te su bodovno definirani. Kriterije iz ove skupine Povjerenstvo ne procjenjuje niti su im vidljivi prilikom procjenjivanja. Svaki propisani kvantitativni kriterij povezan je s određenim pitanjem u e-prijavnici te se u svrhu osiguranja objektivnosti procjene bodovi za te kriterije dodjeljuju automatski na temelju odgovora prijavitelja.

3. skupina: Kriteriji kvalitete

Kriteriji kvalitete podijeljeni su u nekoliko podskupina, bodovno su definirani za svako programsko područje i njihove kategorije, a procjenjuje ih Povjerenstvo za procjenu kvalitete prijava.

Članovi Povjerenstva rade na sjednicama te između sjednica u e-sustavu za procjenu kvalitete prijava u kojem se nalaze samo one e-prijavnice koje im je Odjel za programe podrške dodijelio na procjenu kvalitete. Prilikom dodjele prijava članovima Povjerenstva Odjel za programe podrške vodi računa o njihovu području stručnosti i kompetencijama, da nisu u sukobu interesa s dodijeljenim prijavama kao i o tome da svakom članu Povjerenstva bude dodijeljen podjednak broj prijava.

Ocjenjivanje

Svaku prijavu procjenjuju tri člana Povjerenstva. Povjerenstvo prijave vrednuje ocjenama od 1 do 5. Ako pojedini kriterij nosi veći broj bodova od 5 (što je maksimalna ocjena koju može dati pojedini član Povjerenstva), tada se bodovna vrijednost za taj kriterij množi određenim indeksom kako bi se dobila vrijednost kriterija (npr. ako kriterij nosi 15 bodova, tada se ocjena koju je dodijelio pojedini član Povjerenstva množi indeksom 3). Bodovi svakog člana Povjerenstva koji su dodijeljeni jednoj prijavi se zbrajaju te se dijeljenjem s brojem članova koji su procjenjivali tu prijavu dobiva srednja bodovna vrijednost koja u određenim slučajevima ne mora biti cijeli broj.

Ekstremno odstupanje u ocjenama

Na temelju iskustava provedbe prethodnih javnih poziva usuglašeno je da ekstremno odstupanje u ocjenama predstavlja razlika od 40 % i više isključivo između najveće i najmanje zbirne (ukupne) ocjene pojedinih procjenitelja dodijeljene jednoj prijavi. U slučaju da Odjel za programe podrške prilikom provjere raspona ocjena utvrdi razliku od 40 % i više između najveće i najmanje zbirne (ukupne) ocjene koju su pojedini procjenitelji dodijelili jednoj prijavi, uvodi se novi procjenitelj koji će procijeniti kvalitetu predmetne prijave. Ocjene onog člana Povjerenstva koje najviše odstupaju od ostalih neće se uzeti u obzir prilikom računanja konačne zbirne ocjene za tu prijavu.

Rang lista

Povjerenstvo nakon obavljene procjene kvalitete prijava za svako programsko područje i kategoriju utvrđuje rang listu koja sadrži popis svih prijava od najvećeg zbroja ostvarenih bodova prema najmanjem, kao i prijave koje su isključene u skupini kriterija "Prihvatljivost prijavljenog programa/projekta". Da bi prijava mogla biti predložena za financiranje, ukupan zbroj bodova Kriterija za dodjelu sredstava mora iznositi najmanje 50 bodova. Rang lista se donosi u skladu s indikativnim proračunom Programa podrške 2023, odnosno s važećim izmjenama i dopunama Financijskog plana Zaklade usvojenim na način propisan u članku 14. stavku 1. Pravilnika o dodjeli sredstava. Nakon završenog procesa ocjenjivanja svih prijava i izrade rang lista za svako programsko područje i kategoriju, članovi Povjerenstva zaduženi za pisanje obrazloženja sastavljaju konačno obrazloženje za svaku prijavu koja je procjenjivana, a na temelju komentara svih članova koji su procjenjivali predmetnu prijavu i usuglašavanja konačnog obrazloženja. Na temelju rang lista za svako programsko područje i kategoriju izrađuje se i Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava.

Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava

Povjerenstvo upućuje Upravnom odboru Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava i Odluku o usvajanju Prijedloga. Prijedlog sadrži popis svih procjenjivanih prijava, odobrenih i odbijenih prijava, osnovne podatke o svakoj prijavi (naziv organizacije, OIB, poštanski broj i sjedište, ime i prezime osobe ovlaštene za zastupanje, naziv programa/projekta, status prijave, zbroj ukupno ostvarenih bodova, odobreni iznos) te sažetak programa/projekta i obrazloženje za svaku prijavu koju je Povjerenstvo procjenjivalo.

U slučaju povećanja/smanjenja sredstava u Financijskom planu Zaklade za tekuću proračunsku godinu u odnosu na indikativni proračun javnih poziva, Upravni odbor usvaja izmjenu i dopunu Financijskoga plana Zaklade uključujući i proračun za Program podrške 2023 koji je temelj Povjerenstvu za donošenje Prijedloga. Ako Upravni odbor usvoji novi proračun Programa podrške 2023 nakon što je Povjerenstvo donijelo Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava, Upravni odbor može vratiti Prijedlog Povjerenstvu na ponovno razmatranje u skladu s novim proračunom Programa podrške 2023.

Upravni odbor na sjednici raspravlja o Prijedlogu Povjerenstva te donosi odluku o potvrdi Prijedloga za dodjelu bespovratnih sredstava. Upravni odbor ne prihvaća Prijedlog Povjerenstva samo u slučaju da Prijedlog nije u skladu s definiranim područjem suvremene kulture i umjetnosti, prioritetom Programa podrške 2023, ciljevima programskih područja te u slučaju da se utvrde nepravilnosti u radu Povjerenstva. U tom slučaju Upravni odbor može pozvati na razgovor predsjednika Povjerenstva i prema potrebi druge članove Povjerenstva u svrhu dodatnog obrazloženja Prijedloga. Ako Upravni odbor ne prihvati Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava, od Povjerenstva će se zatražiti ponovno razmatranje Prijedloga, a može se odlučiti i da se postupak procjene kvalitete pojedinih prijava u tom slučaju ponovi. Iznimno, ako Povjerenstvo za procjenu kvalitete prijava ne prihvati ponovno razmotriti Prijedlog i/ili ponoviti postupak procjene kvalitete pojedinih prijava, Upravni odbor će samostalno donijeti odluku o dodjeli bespovratnih sredstava bez ponovnog razmatranja Povjerenstva.

Postupak provjere organizacijskih, programskih i financijskih kapaciteta organizacije provodi se samo prilikom odlučivanja o pružanju višegodišnje podrške putem javnog poziva na predlaganje programa u prvoj i drugoj kategoriji programskog područja za Organizacijski razvoj.

Nakon procjene kvalitete prijava najbolje ocijenjene prijave u programskom području i kategoriji, a koje su podnesene za ostvarivanje višegodišnje podrške, u skladu s proračunom definiranim Odlukom o udjelu financiranja višegodišnjih programa u ukupnom proračunu programskog područja, predlažu se za dodjelu višegodišnje podrške. Na temelju toga prijedloga Stručna služba Zaklade vrši provjeru programskih, organizacijskih i financijskih kapaciteta organizacija predloženih za dodjelu višegodišnjih podrški o čemu podnosi izvještaj Upravnom odboru koji donosi odluku o pružanju višegodišnje podrške.