Povjerenstvo za procjenu kvalitete prijava je stručno tijelo koje ima petnaest članova. Za sve javne pozive u okviru Programa podrške 2022 s rokom prijave 1. 9. 2022. Upravni odbor je na prijedlog upraviteljice Zaklade odlukom osnovao jedno Povjerenstvo. Upraviteljica Zaklade prijedlog je sastavila na temelju Zakladine evidencije nezavisnih stručnjaka s kojom je upoznat Upravni odbor, pri čemu je vodila računa o tome da jedna osoba može biti imenovana za člana Povjerenstva najviše do tri (3) godine zaredom, a nakon toga mora uslijediti najmanje jedna (1) godina pauze tijekom koje ta osoba ne može biti imenovana za člana Povjerenstva. Upravni odbor je odluku o osnivanju Povjerenstva i imenovanju članova donio prilikom donošenja svih ostalih odluka vezanih za raspisivanje ovih javnih poziva. Nakon roka za podnošenje prijava na javne pozive za predlaganje programa i projekata Upravni odbor može revidirati donesenu odluku o imenovanju članova Povjerenstva ako utvrdi da se pojedini imenovani članovi nalaze u tijelima organizacija ili su zaposleni u organizacijama koje su uputile prijavu na javne pozive za koje je osnovano Povjerenstvo. U tom će slučaju Upravni odbor razriješiti takve članove te imenovati nove članove Povjerenstva.

Zadaća članova Povjerenstva je da na temelju skupina kriterija za dodjelu sredstava "Prihvatljivost prijavljenoga programa/projekta" i "Kriteriji kvalitete" utvrđenih za svako programsko područje i kategoriju procijene kvalitetu onih prijava koje su zadovoljile formalne uvjete.

Članovi Povjerenstva ne smiju biti u sukobu interesa, u skladu s tim kako je sukob interesa reguliran Pravilnikom o upravljanju sukobom interesa u Zakladi "Kultura nova" te pozitivnim propisima u Republici Hrvatskoj. Svi članovi Povjerenstva obavezni su potpisati Izjavu o nepristranosti i povjerljivosti te Izjavu o nepostojanju sukoba interesa kojom potvrđuju da će procjenjivati samo one prijave u vezi s kojima nemaju nikakve materijalne ili druge interese.

Imena članova Povjerenstva bit će dostupna javnosti tek nakon završetka cjelokupnog postupka dodjele bespovratnih sredstava. Imenovani članovi Povjerenstva obavezni su svoje članstvo čuvati u tajnosti sve do završetka navedenoga postupka, a tijekom trajanja postupka dodjele bespovratnih sredstava ne smiju davati nikakve informacije o postupku.

Grupe kriterija

Za svako programsko područje i kategoriju definirane su dvije grupe kriterija: Grupa A i Grupa B ovisno o tome jesu li potencijalni prijavitelji uz podršku Zaklade provodili programe/projekte u razdoblju definiranom javnim pozivom i u Vodiču za prijavu. 

• Grupa A: Organizacije kojima su odobrena bespovratna sredstva za provedbu programa/projekata u razdoblju definiranom javnim pozivom i u Vodiču za prijavu vrednuju se na temelju Grupe A Kriterija za dodjelu sredstava, u koju su uključene sljedeće skupine kriterija: 4. skupina – Kriteriji vrednovanja administrativne kvalitete provedbe programa/projekata i 5. skupina – Kriteriji vrednovanja sadržajne kvalitete provedenih programa/projekata.
• Grupa B: Organizacije koje nisu provodile programe/projekte uz financijsku podršku Zaklade u razdoblju definiranom javnim pozivom i u Vodiču za prijavu vrednuju se na temelju Grupe B Kriterija za dodjelu sredstava u koju nisu uključene 4. i 5. skupina kriterija.

Skupine kriterija

Kriteriji za dodjelu sredstava podijeljeni su u šest skupina:

1. skupina: Prihvatljivost prijavljenoga programa/projekta

Za svako programsko područje i kategoriju definirana su tri kriterija prihvatljivosti prijavljenoga programa/projekta koja procjenjuju članovi Povjerenstva: djeluje li organizacija na području suvremene kulture i umjetnosti; pripada li program/projekt području suvremene kulture i umjetnosti te je li prijava usklađena s programskim područjem i kategorijom u kojima je prijavljena.

Ako članovi Povjerenstva za procjenu kvalitete prijava utvrde da organizacija ne djeluje na području suvremene kulture i umjetnosti, da prijavljeni program/projekt ne pripada području suvremene kulture i umjetnosti i/ili da prijava nije usklađena s programskim područjem i kategorijom u kojima je prijavljena, prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka dodjele bespovratnih sredstava. Prijavitelji čije prijave budu isključene na temelju ove skupine kriterija o tome će biti obaviješteni u pisanom obliku prilikom objave rezultata.

2. skupina: Kvantitativni kriteriji

U ovoj skupini kriterija nalaze se kriteriji koji su mjerljivi i čije su vrijednosti unaprijed točno propisane u ovom Vodiču te su bodovno definirani. Kriterije iz ove skupine Povjerenstvo neće procjenjivati niti će im biti vidljivi prilikom procjenjivanja. Svaki propisani kvantitativni kriterij povezan je s određenim pitanjem u e-prijavnici te se u svrhu osiguranja objektivnosti procjene bodovi za te kriterije dodjeljuju automatski na temelju odgovora prijavitelja. Ako Zaklada utvrdi da podaci uneseni u e-prijavnicu nisu istiniti, Zaklada može isključiti prijavu iz postupka dodjele bespovratnih sredstava.

3. skupina: Kriteriji kvalitete

Kriteriji kvalitete podijeljeni su u nekoliko podskupina, bodovno su definirani za svako programsko područje i njihove kategorije, a procjenjuje ih Povjerenstvo za procjenu kvalitete prijava. Za većinu podskupina određen je najmanji potreban zbroj bodova, odnosno definiran je bodovni prag. Prijave koje u bilo kojoj podskupini za koju je definiran bodovni prag budu imale zbroj bodova manji od određenog najmanjeg zbroja bodova za tu podskupinu, bit će isključene iz daljnjeg postupka procjene kvalitete prijava. Prijavitelji čije prijave budu isključene zbog nedovoljnog zbroja bodova u pojedinoj podskupini o tome će biti obaviješteni u pisanom obliku prilikom objave rezultata.

4. skupina: Kriteriji vrednovanja administrativne kvalitete provedbe

Kriteriji vrednovanja administrativne kvalitete provedbe su skupina kriterija na temelju kojih Stručna služba vrednuje administrativni programski i financijski dio provedbe programa/projekta za koji su odobrena bespovratna sredstva, bodovno su definirani i njihov ukupan iznos čini 5 % ukupnog zbroja bodova Kriterija za dodjelu sredstava za određeno programsko područje i kategoriju. Vrednovanje administrativne kvalitete provedbe programa/projekata odnosi se na organizaciju bez obzira na to koliko programa/projekata ona tijekom jedne godine provodi. Na temelju ove skupine kriterija procjenjuju se one organizacije kojima su odobrena bespovratna sredstva za provedbu programa/projekata u razdoblju definiranom javnim pozivom i u Vodiču za prijavu.

5. skupina: Kriteriji vrednovanja sadržajne kvalitete provedenih programa/projekata

Kriteriji vrednovanja sadržajne kvalitete provedenih programa/projekata su skupina kriterija u okviru Kriterija za dodjelu sredstava koji su bodovno definirani i njihov ukupan iznos čini 5 % ukupnog zbroja bodova Kriterija za dodjelu sredstava za određeno programsko područje i kategoriju. Vrednovanje sadržajne kvalitete provedenih programa/projekata vršili su nezavisni stručnjaci koji su kao članovi Povjerenstva za procjenu kvalitete prijava sudjelovali u procjenjivanju programa/projekata prijavljenih na javne pozive na temelju kojih su programi/projekti provođeni tijekom 2021., a odnosi se na organizaciju bez obzira na to koliko programa/projekata ona tijekom jedne godine provodi. Kvalitetu svakog programa/projekta vrednovao je jedan stručnjak na temelju propisanih kriterija. Nezavisni stručnjaci pojedine kriterije ocjenjivali su ocjenama od 1 do 5, a ukupna ocjena koja je sastavni dio Kriterija za dodjelu sredstava predstavlja prosječan iznos bodova dodijeljenih svim programima/projektima koje je organizacija u jednoj godini provodila te se množi određenim indeksom kako bi činila 5 % ukupnog zbroja bodova Kriterija za dodjelu sredstava za određeno programsko područje, odnosno kategoriju. Na temelju ove skupine kriterija procjenjuju se one organizacije kojima su odobrena bespovratna sredstva za provedbu programa/projekata u razdoblju definiranom javnim pozivom i u Vodiču za prijavu. 

6. skupina: Kriteriji za dodatnu podršku

U ovoj skupini kriterija nalaze se kriteriji koji nisu bodovno određeni, a odnose se na Dodatnu podršku – sudjelovanje u kulturi koju je moguće ostvariti u Podršci za organizacijski razvoj, u okviru velike podrške u kategorijama razvoj produkcije i/ili distribucije umjetničkih radova, djela i projekata i upravljanje prostorima za kulturu i umjetnost.

Članovi Povjerenstva rade na sjednicama te između sjednica u e-sustavu za procjenu kvalitete prijava u kojem se nalaze samo one e-prijavnice koje im je Odjel za programe podrške dodijelio na procjenu kvalitete. Prilikom dodjele prijava članovima Povjerenstva Odjel za programe podrške vodi računa o njihovu području stručnosti i kompetencijama, da nisu u sukobu interesa s dodijeljenim prijavama kao i o tome da svakom članu Povjerenstva bude dodijeljen podjednak broj prijava.

Ocjenjivanje

Svaku prijavu procjenjuju tri člana Povjerenstva. Povjerenstvo prijave vrednuje ocjenama od 1 do 5. Ako pojedini kriterij nosi veći broj bodova od 5 (što je maksimalna ocjena koju može dati pojedini član Povjerenstva), tada se bodovna vrijednost za taj kriterij množi određenim indeksom kako bi se dobila vrijednost kriterija (npr. ako kriterij nosi 15 bodova, tada se ocjena koju je dodijelio pojedini član Povjerenstva množi indeksom 3). Bodovi svakog člana Povjerenstva koji su dodijeljeni jednoj prijavi se zbrajaju te se dijeljenjem s brojem članova koji su procjenjivali tu prijavu dobiva srednja bodovna vrijednost koja u određenim slučajevima ne mora biti cijeli broj.

Ukupno ostvareni zbroj bodova prikazuje se kao postotak kako bi se na istu rang listu u određenom programskom području ili kategoriji mogle uvrstiti sve prijave koje su procjenjivane na temelju jedne od dviju grupa kriterija: Grupe A i Grupe B.

Ekstremno odstupanje u ocjenama

Na temelju iskustava provedbe prethodnih javnih poziva usuglašeno je da ekstremno odstupanje u ocjenama predstavlja razlika od 40 % i više isključivo između najveće i najmanje zbirne (ukupne) ocjene pojedinih procjenitelja dodijeljene jednoj prijavi. U slučaju da Odjel za programe podrške prilikom provjere raspona ocjenjivanja utvrdi razliku od 40 % i više između najveće i najmanje zbirne (ukupne) ocjene koju su pojedini procjenitelji dodijelili jednoj prijavi, uvodi se novi procjenitelj koji će procijeniti kvalitetu predmetne prijave. Ocjene onog člana Povjerenstva koje najviše odstupaju od ostalih neće se uzeti u obzir prilikom računanja konačne zbirne ocjene za tu prijavu.

Postotak ukupno ostvarenih bodova

Ukupna srednja bodovna vrijednost koja se unosi u zbirnu rang listu svih procijenjenih prijava u jednoj kategoriji prikazuje se kao postotak ukupno ostvarenih bodova prilikom procjene kvalitete prijava da bi se programi/projekti koji su prijavljeni u istom programskom području i kategoriji, bez obzira na to jesu li ili nisu u prethodnoj godini provodili programe i projekte uz podršku Zaklade, odnosno procjenjuju li se prema Grupi A i Grupi B Kriterija za dodjelu sredstava, našli na istoj rang listi.

Rang lista

Povjerenstvo nakon obavljene procjene kvalitete prijava za svaku kategoriju utvrđuje rang listu koja sadrži popis svih prijava od najvećeg postotka ostvarenih bodova prema najmanjem, kao i prijave koje u nekoj od podskupina kriterija nisu prošle bodovni prag te prijave koje su isključene u skupini kriterija Prihvatljivost prijavljenog programa/projekta. Rang lista se donosi u skladu s indikativnim proračunom Programa podrške 2022 navedenim u javnom pozivu i u Vodiču za prijavu, odnosno s važećim izmjenama i dopunama Financijskog plana Zaklade usvojenim na način propisan u članku 14. stavku 1. Pravilnika o dodjeli sredstava. Nakon završenog procesa ocjenjivanja svih prijava i izrade rang lista za svako programsko područje i kategoriju članovi Povjerenstva zaduženi za pisanje obrazloženja sastavljaju konačno obrazloženje za svaku prijavu koja je procjenjivana. Na temelju rang lista za svako programsko područje i kategoriju izrađuje se i Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava.

Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava

Povjerenstvo upućuje Upravnom odboru Odluku o usvajanju Prijedloga i Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava, koji sadrži popis svih procjenjivanih prijava, odobrenih i odbijenih prijava, osnovne podatke o svakoj prijavi (naziv organizacije, OIB, poštanski broj i sjedište, ime i prezime osobe ovlaštene za zastupanje, naziv programa/projekta, status prijave, postotak ukupno ostvarenih bodova, odobreni iznos) te sažetak programa/projekta i obrazloženje za svaku prijavu koju je Povjerenstvo procjenjivalo.

U slučaju povećanja/smanjenja sredstava u Financijskom planu Zaklade za tekuću proračunsku godinu u odnosu na indikativni proračun javnih poziva, Upravni odbor usvaja izmjenu i dopunu Financijskoga plana Zaklade uključujući i proračun za Program podrške koji je temelj Povjerenstvu za donošenje Prijedloga. Ako Upravni odbor usvoji novi proračun Programa podrške nakon što je Povjerenstvo donijelo Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava, Upravni odbor može vratiti Prijedlog Povjerenstvu na ponovno razmatranje u skladu s novim proračunom Programa podrške.

Upravni odbor na sjednici raspravlja o Prijedlogu Povjerenstva te donosi odluku o potvrdi Prijedloga za dodjelu bespovratnih sredstava. Upravni odbor ne prihvaća Prijedlog Povjerenstva samo u slučaju da Prijedlog nije u skladu s definiranim prioritetima Programa podrške, ciljevima programskih područja te u slučaju da se utvrde nepravilnosti u radu Povjerenstva. U tom slučaju Upravni odbor može pozvati na razgovor predsjednika Povjerenstva i prema potrebi druge članove Povjerenstva u svrhu dodatnog obrazloženja Prijedloga. Ako Upravni odbor ne prihvati Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava, od Povjerenstva će se zatražiti ponovno razmatranje Prijedloga, a može se odlučiti i da se postupak procjene kvalitete pojedinih prijava u tom slučaju ponovi. Iznimno, ako Povjerenstvo za procjenu kvalitete prijava ne prihvati ponovno razmotriti Prijedlog i/ili ponoviti postupak procjene kvalitete pojedinih prijava, Upravni odbor će donijeti odluku o dodjeli bespovratnih sredstava.

Postupak provjere organizacijskih, programskih i financijskih kapaciteta organizacije provodi se samo prilikom odlučivanja o pružanju višegodišnje podrške putem javnih poziva na predlaganje programa i projekata u Programskim područjima 1, 4 i 5.

Nakon procjene kvalitete prijava najbolje ocijenjene prijave u programskom području i kategoriji, a koje su podnesene za ostvarivanje višegodišnje podrške, u skladu s proračunom definiranim Odlukom o udjelu financiranja višegodišnjih programa/projekata u ukupnom proračunu programskog područja predlažu se za dodjelu višegodišnje podrške. Na temelju toga prijedloga Stručna služba Zaklade vrši provjeru programskih, organizacijskih i financijskih kapaciteta organizacija predloženih za dodjelu višegodišnjih podrški o čemu podnosi izvještaj Upravnom odboru koji donosi odluku o pružanju višegodišnje podrške.