Povjerenstvo za procjenu kvalitete prijava je stručno tijelo koje ima od tri do petnaest članova, ovisno o potrebama javnih poziva. Svaku prijavu procjenjuju najmanje tri (3) člana Povjerenstva.

Za članove Povjerenstva mogu se prijaviti osobe upućene u djelovanje organizacija civilnog društva u Republici Hrvatskoj i/ili osobe koje imaju najmanje pet (5) godina relevantnog stručnog iskustva u suvremenoj kulturi i umjetnosti, pri čemu prednost u odabiru imaju osobe koje u prijavi dokažu da su upoznate s djelovanjem organizacija civilnog društva na području suvremene kulture i umjetnosti.

Iznimno, ako to zahtijeva tematika programskog područja, u Povjerenstvo mogu biti imenovani i dodatni vanjski stručnjaci iz područja koje je uz kulturu i umjetnost relevantno za procjenu kvalitete prijava, a što se definira u natječajnoj dokumentaciji. Na rad Povjerenstva u koje su imenovani vanjski stručnjaci primjenjuju se iste odredbe kao i na rad Povjerenstva za procjenu kvalitete prijava te se to tijelo za procjenu kvalitete prijava naziva Povjerenstvo za procjenu kvalitete prijava.

Članove Povjerenstva imenuje Upravni odbor na prijedlog upravitelja Zaklade. Upravitelj Zaklade prijedlog sastavlja na temelju Zakladine evidencije nezavisnih stručnjaka za procjenu kvalitete prijava s kojom je upoznat Upravni odbor. Ako Upravni odbor ne prihvati prijedlog upravitelja Zaklade, ima pravo imenovati članove Povjerenstva na temelju Zakladine evidencije nezavisnih stručnjaka za procjenu kvalitete prijava.

Upravni odbor odluku o osnivanju Povjerenstva i imenovanju članova u pravilu donosi prilikom donošenja svih ostalih odluka vezanih za raspisivanje novog javnog poziva. Nakon roka za podnošenje prijava na javni poziv Upravni odbor može revidirati donesenu odluku o imenovanju članova Povjerenstva ako utvrdi da se pojedini imenovani članovi nalaze u tijelima organizacija ili su zaposleni u organizacijama koje su uputile prijavu na javni poziv za koji je osnovano Povjerenstvo. U tom slučaju Upravni odbor će razriješiti takve članove te umjesto njih može imenovati nove članove Povjerenstva.

Članovi Povjerenstva ne smiju biti u sukobu interesa, na način kako je sukob interesa reguliran Pravilnikom o upravljanju sukobom interesa u Zakladi "Kultura nova" te pozitivnim propisima u Republici Hrvatskoj. Svi članovi Povjerenstva dužni su potpisati Izjavu o nepristranosti i povjerljivosti te Izjavu o nepostojanju sukoba interesa kojom potvrđuju da će procjenjivati samo one prijave u vezi s kojima nemaju nikakve materijalne ili druge interese.

Za sve javne pozive u okviru Programa podrške 2025 Upravni odbor na prijedlog upravitelja Zaklade odlukom osnovao je jedno Povjerenstvo.

Imena članova Povjerenstva mogu biti dostupna javnosti tek nakon završetka cjelokupnog postupka dodjele bespovratnih sredstava organizacijama civilnog društva za svaki javni poziv, što obuhvaća vrijeme predaje prijava, provjere formalnih uvjeta, procjene kvalitete prijava, objave rezultata te vrijeme podnošenja prigovora, očitovanja na prigovore i ugovaranja. Imenovani članovi Povjerenstva obavezni su svoje članstvo čuvati u tajnosti sve do završetka navedenih postupaka.

Zadaća članova Povjerenstva je da na temelju skupina kriterija za dodjelu sredstava "Prihvatljivost prijavljenoga programa/projekta/aktivnosti" i "Kriteriji kvalitete" utvrđenih za svako programsko područje i kategoriju procijene kvalitetu onih prijava koje su zadovoljile formalne uvjete.

Članovi Povjerenstva rade na sjednicama te između sjednica u e-sustavu za procjenu kvalitete prijava u kojem se nalaze samo one e-prijavnice koje im je Odjel za programe podrške dodijelio na procjenu kvalitete. Prilikom dodjele prijava članovima Povjerenstva Odjel za programe podrške vodi računa o njihovu području stručnosti i kompetencijama, da nisu u sukobu interesa s dodijeljenim prijavama kao i o tome da svakom članu Povjerenstva bude dodijeljen podjednak broj prijava.

Prijave koje su prošle provjeru propisanih formalnih uvjeta upućuju se na procjenu kvalitete Povjerenstvu za procjenu kvalitete prijava koje radi na temelju definiranih kriterija za dodjelu sredstava. Na imenovanje i rad Povjerenstva primjenjuju se odredbe Pravilnika o dodjeli sredstava.

Kriteriji za dodjelu sredstava čine temelj za procjenjivanje kvalitete prijava, a definirani su u skladu s prioritetima Programa podrške 2025 i posebnim ciljevima za svako pojedino programsko područje i kategoriju Programa podrške 2025.

Skupine kriterija

Kriteriji za dodjelu sredstava podijeljeni su u tri skupine:

1. skupina: Prihvatljivost prijavljenoga programa/projekta

Za svako programsko područje i kategoriju definirana su tri kriterija prihvatljivosti prijavljenoga programa/projekta koja procjenjuju članovi Povjerenstva: djeluje li organizacija na području suvremene kulture i umjetnosti; pripada li program/projekt području suvremene kulture i umjetnosti te zadovoljava li prijava propisane uvjete za programsko područje i kategoriju u kojima je prijavljena i temelji li se na propisanim aktivnostima kulturno-umjetničkog programa.

Ako članovi Povjerenstva utvrde da jedan od kriterija prihvatljivosti nije zadovoljen, prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka dodjele bespovratnih sredstava.

2. skupina: Kvantitativni kriteriji

Svaki propisani kvantitativni kriterij povezan je s određenim pitanjem u e-prijavnici te se u svrhu osiguranja objektivnosti procjene bodovi za te kriterije dodjeljuju automatski na temelju odgovora prijavitelja. Kriterije iz ove skupine Povjerenstvo ne procjenjuje niti su im vidljivi prilikom procjenjivanja.

3. skupina: Kriteriji kvalitete

Kriteriji kvalitete podijeljeni su u nekoliko podskupina, a procjenjuje ih Povjerenstvo za procjenu kvalitete prijava. U Programskom području 1 kriteriji su bodovno definirani za svaku kategoriju te se bodovno ocjenjuju, dok se u Programskom području 2 definirani kriteriji ocjenjuju opisno.

Ocjenjivanje

Svaku prijavu procjenjuju tri člana Povjerenstva.

U Programskom području 1 Povjerenstvo prijave vrednuje ocjenama od 1 do 5. Ako pojedini kriterij nosi veći broj bodova od 5 (što je maksimalna ocjena koju može dati pojedini član Povjerenstva), tada se bodovna vrijednost za taj kriterij množi određenim indeksom kako bi se dobila vrijednost kriterija (npr. ako kriterij nosi 15 bodova, tada se ocjena koju je dodijelio pojedini član Povjerenstva množi indeksom 3). Ocjene svakog člana Povjerenstva koje su dodijeljene jednoj prijavi se zbrajaju te se dijeljenjem s brojem članova Povjerenstva koji su procjenjivali tu prijavu dobiva srednja bodovna vrijednost koja se unosi u zbirnu rang listu svih procijenjenih prijava u jednoj kategoriji. Prijave se rangiraju od najvećeg zbroja ostvarenih bodova prema najmanjem.

U Programskom području 2 Povjerenstvo prijave se vrednuju na temelju opisnih kriterija.

Ekstremno odstupanje u ocjenama

Na temelju iskustava provedbe prethodnih javnih poziva usuglašeno je da ekstremno odstupanje u ocjenama predstavlja razlika od 40 % i više isključivo između najveće i najmanje zbirne (ukupne) ocjene pojedinih procjenitelja dodijeljene jednoj prijavi. U slučaju da Odjel za programe podrške prilikom provjere raspona ocjena utvrdi razliku od 40 % i više između najveće i najmanje zbirne (ukupne) ocjene koju su pojedini procjenitelji dodijelili jednoj prijavi, uvodi se novi procjenitelj koji će procijeniti kvalitetu predmetne prijave. Ocjene onog člana Povjerenstva koje najviše odstupaju od ostalih neće se uzeti u obzir prilikom računanja konačne zbirne ocjene za tu prijavu.

Rang lista

Povjerenstvo nakon obavljene procjene kvalitete prijava za svako programsko područje i kategoriju utvrđuje rang listu koja sadrži popis svih prijava od najvećeg zbroja ostvarenih bodova prema najmanjem, kao i prijave koje su isključene u skupini kriterija koja se odnosi na prihvatljivost prijavljenog programa/projekta/aktivnosti. Da bi prijava mogla biti predložena za financiranje, ukupan zbroj bodova Kriterija za dodjelu sredstava mora iznositi najmanje 50 % ukupnog zbroja bodova definiranog za određeno programsko područje i kategoriju.

U slučajevima u kojima se koriste samo opisni kriteriji, utvrđuje se rang lista koja sadrži popis svih prijava kojima su odobrena sredstava, popis prijava kojima nisu odobrena sredstava kao i prijave isključene u skupini kriterija koja se odnosi na prihvatljivost prijavljenog programa/projekta/aktivnosti.

Rang liste se donose u skladu s indikativnim proračunom Programa podrške navedenim u natječajnoj dokumentaciji, odnosno s važećim izmjenama i dopunama Financijskog plana Zaklade usvojenim na način propisan u članku 16. stavku 1. Pravilnika o dodjeli sredstava. Na temelju rang liste izrađuje se Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava.

Nakon završenog procesa ocjenjivanja svih prijava i izrade rang lista za svako programsko područje i kategoriju članovi Povjerenstva zaduženi za pisanje obrazloženja sastavljaju konačno obrazloženje za svaku prijavu koja je procjenjivana, a na temelju komentara svih članova koji su procjenjivali predmetnu prijavu i usuglašavanja konačnog obrazloženja. U natječajnoj dokumentaciji propisano je za koje se prijave pišu obrazloženja.

Povjerenstvo upućuje Upravnom odboru Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava i Odluku o usvajanju Prijedloga. Prijedlog sadrži popis svih procjenjivanih prijava, odobrenih i odbijenih prijava, osnovne podatke o prijavitelju (naziv organizacije, OIB, poštanski broj i sjedište, ime i prezime osobe ovlaštene za zastupanje) i prijavi (naziv programa/projekta/aktivnosti, status prijave, odobreni iznos te, ako je primjenjivo, zbroj ukupno ostvarenih bodova, obrazloženje za one prijave koje su procjenjivane, a za koje je u natječajnoj dokumentaciji propisano da se dostavljaju obrazloženja i sažetak programa/projekta/aktivnosti).

Upravni odbor na sjednici raspravlja o prijedlogu Povjerenstva te donosi odluku o potvrdi Prijedloga za dodjelu bespovratnih sredstava.

U slučaju povećanja/smanjenja sredstava u Financijskom planu Zaklade za tekuću proračunsku godinu u odnosu na indikativni proračun javnih poziva, Upravni odbor usvaja izmjenu i dopunu Financijskoga plana Zaklade uključujući i proračun za Program podrške 2025 koji je temelj Povjerenstvu za donošenje Prijedloga. Ako Upravni odbor usvoji novi proračun Programa podrške 2025 nakon što je Povjerenstvo donijelo Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava, Upravni odbor može vratiti Prijedlog Povjerenstvu na ponovno razmatranje u skladu s novim proračunom Programa podrške 2025.

Upravni odbor ne potvrđuje Prijedlog Povjerenstva samo u slučaju da Prijedlog nije u skladu s definiranim područjem suvremene kulture i umjetnosti, prioritetima Programa podrške 2025, ciljevima programskih područja te u slučaju da se utvrde nepravilnosti u radu Povjerenstva. U tom slučaju Upravni odbor može pozvati na razgovor predsjednika Povjerenstva i prema potrebi druge članove Povjerenstva u svrhu dodatnog obrazloženja Prijedloga Povjerenstva. Upravni odbor također može, u skladu s člankom 10. Pravilnika o dodjeli sredstava, osnovati Komisiju za reviziju postupka dodjele bespovratnih sredstava ako postoji opravdana sumnja u regularnost provedenog postupka dodjele sredstava.

Ako Upravni odbor ne potvrdi Prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava, od Povjerenstva će zatražiti ponovno razmatranje Prijedloga, a može odlučiti i da se postupak procjene kvalitete pojedinih prijava u tom slučaju ponovi. Iznimno, ako Povjerenstvo za procjenu kvalitete prijava ne prihvati ponovno razmotriti Prijedlog i/ili ponoviti postupak procjene kvalitete pojedinih prijava, Upravni odbor će samostalno donijeti odluku o dodjeli bespovratnih sredstava bez ponovnog razmatranja Povjerenstva.