Obavezna dokumentacija u elektroničkom obliku:

1. ispunjena prijavnica u elektroničkom obliku (opisni i proračunski dio) za programsko područje i kategoriju u kojoj se prijavljuje, a koja je dostupna na mrežnim stranicama Zaklade

2. dodatna dokumentacija za Programska područja 4 i 5:

• skenirane ispunjene, ovjerene* i potpisane Izjave članica o suradnji (obrazac se preuzima na mrežnim stranicama Zaklade u rubrikama PP4 i PP5). Koordinator platforme sve Izjave članica o suradnji skenira i prilaže kao jedan dokument.
  - ako prijavu ne podnosi savez udruga, Izjavu članice o suradnji potrebno je dostaviti za sve članice platform
  - ako prijavu podnosi savez udruga, Izjavu članice o suradnji dostavljaju samo one članice suradničke platforme koje nisu članice saveza udruga. Takva članica ispunjenu, ovjerenu i potpisanu Izjavu dostavlja koordinatoru platforme, koji je zatim prilaže prijavi
   i/ili
• skenirani registar članica, a koji dostavljaju isključivo organizacije (koordinatori platformi) koje su registrirane kao savezi udruga za članice saveza. Ako se u platformi nalazi organizacija koja nije članica saveza, za takvu organizaciju potrebno je priložiti Izjavu članice o suradnji
• skenirane potvrde o registraciji** ustanova u kulturi i/ili drugih pravnih subjekata u kulturi iz kojih je vidljivo njihovo djelovanje na području kulture
• skenirane potvrde o registraciji organizacija civilnog društva izvan Republike Hrvatske ako se nalaze u sastavu platforme

Skenirani dokumenti mogu se učitati u formatima .pdf, .jpg, .png, .bmp te ne smiju biti veći od 10 MB.

Podaci koje će Zaklada provjeravati uvidom u e-registre:

• za organizacije koje su imale poslovne aktivnosti u prethodnoj godini Zaklada će financijske izvještaje prijavitelja provjeravati uvidom u Registar neprofitnih organizacija. Ako Komisija prilikom provjere utvrdi da prijavitelj nije predao financijski izvještaj za 2018. u instituciju ovlaštenu za obradu podataka za potrebe Ministarstva financija (FINA), prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka.
• za organizacije koje u prethodnoj godini nisu imale poslovnih aktivnosti Zaklada će uvidom u Registar neprofitnih organizacija provjeravati je li u roku propisanom za predaju godišnjih financijskih izvještaja Ministarstvu financija dostavljena Izjava o neaktivnosti za 2018. Ako Komisija prilikom provjere utvrdi da prijavitelj nije predao Izjavu o neaktivnosti za 2018., prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka.
• Zaklada će podatke o tome je li organizacija upisana u odgovarajući registar provjeravati uvidom u Registar udruga, Registar umjetničkih organizacija te Registar neprofitnih organizacija. Ako Komisija prilikom provjere utvrdi da prijavitelj nije upisan u neki od obaveznih registara, prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka.
• u Programskim područjima 4 i 5, Zaklada će podatke o tome je li članica koja je registrirana kao udruga ili umjetnička organizacija sa sjedištem u Republici Hrvatskoj upisana u odgovarajući registar provjeravati uvidom u matični registar. Ako Komisija utvrdi da članice nisu upisane u odgovarajući matični registar te da stoga nije zadovoljen formalni uvjet od najmanjeg propisanog broja organizacija, prijava će biti isključena iz daljnjeg postupka.

Svi prijavitelji u e-prijavnici mogu navesti poveznicu (link) na kojoj se nalaze materijali koji ilustriraju prijaviteljevu kompetentnost za provedbu predloženoga programa/projekta. Svi ostali prilozi (publikacije, novinski članci, dokumentacija koja ilustrira rad organizacije) koje prijavitelj eventualno dostavi kako bi potkrijepio svoju kompetentnost, neće se razmatrati.

Svi prijavitelji kojima budu odobrena bespovratna sredstva obavezni su prije potpisivanja ugovora sa Zakladom dostaviti propisanu dokumentaciju za potpisivanje ugovora koja je navedena u Vodiču za prijavu (Poglavlje 15.2.).

* Ako u državi u kojoj je članica registrirana pečat nije u službenoj uporabi, dovoljno je dostaviti potpisanu Izjavu članice o suradnji uz napomenu da pečat nije u službenoj uporabi.

** Ako za neku od članica suradničke platforme koja djeluje izvan RH ne postoji potvrda o registraciji, potrebno je dostaviti odgovarajući dokument koji dokazuje da organizacija djeluje kao pravna osobnost. Iz navedenoga dokumenta mora biti vidljivo djelovanje te organizacije na području kulture.