Potpisivanje ugovora

Nakon odobravanja bespovratnih sredstava odabranim programima/projektima slijedi potpisivanje ugovora sa svakom pojedinom organizacijom nakon čega ona postaje korisnik Zaklade. Svi prijavitelji kojima su odobrena bespovratna sredstva Zaklade obavezni su prije potpisivanja ugovora dostaviti dokumentaciju za potpisivanje ugovora, a koja je definirana u Uputama za prijavitelje. Jednom potpisan ugovor nije moguće mijenjati bez pisanoga odobrenja Zaklade.

Prilikom potpisivanja ugovora korisniku se dostavljaju sljedeći dokumenti koji predstavljaju sastavni dio ugovora:

• Uputa o korištenju sredstava odobrenih za provedbu programa/projekata
• Pravila označavanja aktivnosti financiranih od strane Zaklade
• Kriteriji za vrednovanje kvalitete provedbe programa/projekata.

Navedena dokumentacija se nalazi u "Uputama za korisnike".

Zaklada odobrena sredstava isplaćuje u dva obroka:

• prva rata, u iznosu od najmanje 70 % od ukupno odobrenih financijskih sredstava, isplaćuje se korisniku u roku od četrdeset pet (45) dana od dana potpisivanja ugovora
• druga rata, u preostalom iznosu od ukupno odobrenih financijskih sredstava, isplaćuje se korisniku najkasnije trideset (30) dana prije isteka roka za provedbu odobrenih aktivnosti ako je korisnik dostavio uredan polugodišnji Opisni i financijski izvještaj, odnosno u slučaju kratkoročnih programa/projekata na temelju Zakladinog praćenja njihove provedbe.

Zaklada zadržava pravo izmjene dinamike isplate sredstava i iznosa rata, ovisno o mogućnostima izvršenja Financijskoga plana Zaklade i predvidivoj dinamici provedbe programa/projekta.

Organizacija kojoj su odobrena bespovratna sredstva bit će obavezna, u skladu s potpisanim ugovorom, Zakladi dostaviti Opisni i financijski izvještaj o provedbi, zajedno s financijskom dokumentacijom i drugom relevantnom dokumentacijom vezanom za realizaciju aktivnosti / provedbu programa koju Zaklada zatraži.

Opisni i financijski izvještaj (polugodišnji i/ili završni) ispunjava se i šalje/dostavlja u elektroničkom obliku putem Korisničke zone u rokovima definiranim ugovorom o financiranju.

Cjelokupna financijska dokumentacija i druga relevantna dokumentacija vezana za realizaciju aktivnosti / provedbu programa dostavljaju se isključivo u elektroničkom obliku.

Završni Opisni i financijski izvještaj, potpisan i ovjeren pečatom** dostavlja se i u papirnatom obliku na adresu sjedišta Zaklade.

Zaklada zadržava pravo objave završnih Opisnih i financijskih izvještaja ili dijela podataka iz izvještaja.

Termini za dostavu Opisnoga i financijskoga izvještaja zajedno s financijskom dokumentacijom i drugom relevantnom dokumentacijom vezanom za realizaciju aktivnosti / provedbu programa određeni su prema vrsti podrške.

Za jednogodišnje i višegodišnje podrške:

• polugodišnji Opisni i financijski izvještaj s financijskom dokumentacijom i drugom relevantnom dokumentacijom vezanom za realizaciju aktivnosti / provedbu programa treba dostaviti najkasnije do 21. 7. 2025.
• završni Opisni i financijski izvještaj financijskom dokumentacijom i drugom relevantnom dokumentacijom vezanom za realizaciju aktivnosti / provedbu programa treba dostaviti najkasnije do 30. 1. 2026.

Za kratkoročne podrške:

• završni Opisni i financijski izvještaj s financijskom dokumentacijom i drugom relevantnom dokumentacijom vezanom za realizaciju aktivnosti / provedbu programa treba dostaviti najkasnije trideset (30) dana od dana završetka provedbe programa/projekta definiranog ugovorom o financiranju programa/projekta.

Zaklada može zatražiti sažeti privremeni izvještaj o tijeku realizacije programa/projekta organizacija koje koriste kratkoročnu podršku.

Korisnici se obavezuju sve troškove i financijske obaveze nastale u pojedinom izvještajnom razdoblju prikazati u tom izvještajnom razdoblju.

Ako korisnik ne dostavi opisni i financijski izvještaj (s obaveznim prilozima), postupit će se kao što je navedeno u poglavlju Povrat (dijela) bespovratnih sredstava niže te u "Uputama za korisnike".

Zaklada zadržava pravo praćenja i vrednovanja izvršenja aktivnosti korisnika te preispitivanja financija i troškova u bilo koje vrijeme trajanja financijske podrške ili nakon završetka provedbe aktivnosti od strane predstavnika Zaklade.

U svrhu praćenja i vrednovanja izvršenja aktivnosti te nadzora namjenskog korištenja sredstava korisnik je dužan, u svakom trenutku, na traženje Zaklade, omogućiti uvid u financijsku dokumentaciju vezanu za provedbu programa/projekta te dati sve dodatne sadržajne i administrativne informacije o programu/projektu. Radi nadzora namjenskog korištenja sredstava korisnik je dužan ovlastiti Zakladu da neposredno kontaktira sve pravne i fizičke osobe kojima su prema priloženoj dokumentaciji isplaćena novčana sredstva koja su dobili u okviru provedbe programa/projekta financiranog sredstvima Zaklade. Korisnik će Zakladi, bez prethodne najave, omogućiti neposredan uvid u prisutnost roba i usluga koje su nabavljene novčanim sredstvima dobivenim od Zaklade u ime financijske podrške programu/projektu.

**Ako organizacija nema pečat u službenoj uporabi, dovoljno je dostaviti potpisani izvještaj uz napomenu da pečat nije u službenoj uporabi.

Zaklada će u pisanom obliku od korisnika zatražiti povrat bespovratnih sredstava za provedbu odobrene podrške u sljedećim slučajevima:

• Ako korisnik ne dostavi Opisni i financijski izvještaj (polugodišnji i/ili završni) s ispravnom i potpunom financijskom dokumentacijom i drugom relevantnom dokumentacijom vezanom za realizaciju aktivnosti / provedbu programa u za to predviđenom roku, korisnik će pisanim putem biti upozoren na obavezu dostave Opisnog i financijskog izvještaja i/ili ispravne i potpune obavezne popratne dokumentacije. U slučaju da korisnik u roku od četrnaest (14) dana ne odgovori na poslani zahtjev za dostavom opisnog i financijskog izvještaja i/ili ispravne i potpune obavezne popratne dokumentacije, ugovor se raskida te je korisnik dužan vratiti Zakladi iznos podrške koji je primio, a koji nije opravdao putem izvještaja, u roku od trideset (30) dana od dana primitka obavijesti o povratu s pripadajućom zakonskom zateznom kamatom određenom važećim propisima koja teče od dana kad je korisnik primio bespovratna sredstva do dana povrata sredstava.
• Ako se utvrdi da su sredstva nenamjenski utrošena, od korisnika će se zatražiti povrat iznosa koji se odnosi na nesukladno utrošena sredstva, odnosno sredstva koja su utrošena drugačije (s drugom namjenom) od onoga što je ugovoreno specifikacijom proračuna provedbe programa/projekta, koji je sastavni dio ugovora, s pripadajućom zakonskom zateznom kamatom određenom važećim propisima koja teče od dana kad je korisnik primio bespovratna sredstva do dana povrata sredstava.
• Ako se prilikom provjere završnog Opisnog i financijskog izvještaja utvrdi da sredstva nisu utrošena, od korisnika će se zatražiti povrat sredstava koja se, iako ugovorena i isplaćena, nisu utrošila na provedbu odobrenih aktivnosti. Završni Opisni i financijski izvještaj neće biti odobren dok korisnik ne izvrši povrat neutrošenih sredstava.
• Ako se utvrdi da korisnik bespovratnih sredstava za vrijeme trajanja ugovora sudjeluje u izbornoj ili drugoj promidžbi političke stranke, koalicije ili kandidata te da daje izravnu potporu političkoj stranci, koaliciji ili kandidatu, prikuplja financijska sredstva za financiranje političkih stranaka, koalicija ili kandidata, od korisnika će se zatražiti povrat isplaćenih sredstava s pripadajućom zakonskom zateznom kamatom određenom važećim propisima koja teče od dana kad je korisnik primio bespovratna sredstva do dana povrata sredstava.

U slučaju da korisnik nije u mogućnosti vratiti sredstva koja nije opravdao izvještajem, neutrošena ili nenamjenski utrošena sredstva, u slučajevima davanja neistinitih podataka ili neispunjavanja ugovornih odredbi u predviđenim rokovima ili sudjelovanja korisnika u izbornoj ili drugoj promidžbi političke stranke, koalicije ili kandidata, Zaklada će raskinuti ugovor i poduzeti sve mjere za ostvarivanje povrata sredstava s pripadajućom zateznom kamatom određenom važećim propisima te o tome u najkraćem roku izvijestiti nadležna tijela državne uprave i javne vlasti.

Ako Zaklada utvrdi da korisnik nije ispunio ugovorne obaveze (uključujući dostavljanje Opisnog i financijskog izvještaja (polugodišnjeg i/ili završnog) s ispravnom i potpunom financijskom dokumentacijom i drugom relevantnom dokumentacijom vezanom za realizaciju aktivnosti / provedbu programa), uskratit će mu se pravo na financijsku podršku u svim programskim područjima Zaklade u iduće dvije (2) godine, računajući od dana donošenja odluke Upravnog odbora o utvrđivanju neispunjavanja ugovornih obaveza. Zaklada će o toj odluci izvijestiti nadležna tijela državne uprave.

Ako korisnik treba odgoditi provedbu jedne ili više aktivnosti, zbog čega bi program/projekt završio kasnije od roka završetka programa/projekta navedenoga u ugovoru, korisnik mora Zakladi uputiti službeni zahtjev za odgodu, u kojem će obrazložiti zašto je došlo do kašnjenja te mora predložiti novi raspored. Trajanje razdoblja provedbe programa/projekta može se sveukupno produžiti za najviše šest (6) mjeseci.

Ako korisnik u programskim područjima koja se ne odnose na cjelogodišnju provedbu programa/projekta treba započeti s provedbom aktivnosti prije početka provedbe programa/projekta navedenoga u ugovoru, korisnik mora Zakladi uputiti službeni zahtjev za izmjenu razdoblja provedbe, u kojem će obrazložiti zašto je potrebno ranije započeti s provedbom programa/projekta.

Zaklada će u oba slučaja ispitati opravdanost upućenog zahtjeva te će u roku deset (10) dana odgovoriti na njega. Ako zahtjev bude odobren, sastavit će se aneks ugovoru o financiranju kojim će se izmijeniti i dopuniti ugovorne odredbe.

Zahtjev za produljenje roka može se uputiti najkasnije deset (10) dana prije isteka roka za provedbu odobrenih aktivnosti.

Zahtjev za raniji početak provedbe projekta može se uputiti najkasnije deset (10) dana prije početka provedbe odobrenih aktivnosti.

Korisnik je o eventualnim izmjenama odobrenog plana aktivnosti dužan izvijestiti Zakladu i tražiti odobrenje za promjenu putem elektroničkog sustava za komunikaciju s korisnicima (Korisničke zone).

Novi obrazac plana aktivnosti zajedno s obrazloženjem promjena korisnik treba uputiti Zakladi putem Korisničke zone najkasnije pet (5) dana prije nastanka promjene. Korisnici ne mogu zatražiti uvažavanje promjena nakon što su promjene već izvršene te se u tom slučaju takve aktivnosti neće prihvatiti kao sastavni dio Opisnog i financijskog izvještaja.

Zaklada će na zahtjev odgovoriti u roku od pet (5) dana. Korisnik ne može napraviti/zatražiti sljedeću promjenu prije nego što Zaklada riješi prethodno predloženu promjenu aktivnosti, bilo da je odobri ili odbije.

Za cjelogodišnje programe/projekte (jednogodišnje i višegodišnje podrške) izmjene aktivnosti se moraju poslati najkasnije do 19. prosinca 2025. godine. Nakon toga datuma nije moguće poslati izmjene aktivnosti.

Iznimno, zbog opravdanog razloga koji nije bio unaprijed predvidiv te uz odgovarajuće obrazloženje, korisnik može zatražiti promjenu aktivnosti i plana njihove provedbe i nakon isteka roka za promjenu odobrenih aktivnosti programa/projekta.

Promjene aktivnosti i plana njihove provedbe trebaju biti svedene na najmanju moguću mjeru u odnosu na broj i učestalost tijekom provedbenoga razdoblja. Zaklada ima pravo ne odobriti promjenu ako se time bitno mijenjaju sadržaj i priroda programa/projekta ili ako se zahtjev ne temelji na objektivnim razlozima za promjenu.

Aktivnosti u Opisnom i financijskom izvještaju moraju biti izvršene u skladu sa zadnjim odobrenim planom aktivnosti, što je jedan od kriterija za vrednovanje kvalitete provedbe programa/projekta.

Korisnik je o promjenama odobrenog proračuna dužan izvijestiti Zakladu putem elektroničkog sustava za komunikaciju s korisnicima (Korisničke zone) dostavljanjem novog obrasca proračuna zajedno s obrazloženjem promjena.

Novi obrazac proračuna zajedno s obrazloženjem promjena dostavlja se u slučaju prenamjene sredstava, bilo da se prebacuje dio iznosa ili cijeli iznos, iz jednog poglavlja proračuna u drugo.

Zaklada će na zahtjev za promjenama u proračunu odgovoriti u roku od pet (5) dana. Korisnik ne može zatražiti sljedeću promjenu u proračunu prije nego što Zaklada riješi prethodno predloženu promjenu, bilo da je odobri ili odbije.

Za cjelogodišnje programe/projekte (jednogodišnje i višegodišnje podrške) promjene proračuna se moraju poslati najkasnije do 19. prosinca 2025. godine. Nakon toga datuma neće biti moguće mijenjati proračun.

Iznimno, uz obrazloženje i iz opravdanog razloga koji nije bio unaprijed predvidiv, korisnik može promijeniti proračun nakon isteka roka za promjenu proračuna.

Novi obrazac proračuna postaje sastavni dio ugovora nakon što Zaklada odobri predložene promjene.

Sve promjene u proračunu moraju biti usklađene s aktivnostima programa/projekta te svedene na najmanju moguću mjeru u odnosu na broj i učestalost tijekom provedbenoga razdoblja. Zaklada ima pravo ne odobriti promjenu ako se zahtjev ne temelji na objektivnim razlozima za istu.

Proračun u Opisnom i financijskom izvještaju mora biti izvršen u skladu sa zadnjom odobrenom verzijom proračuna, a što se dokazuje detaljnim popisom svih stavki na koje su utrošena sredstva Zaklade te popratnom financijskom dokumentacijom. Izvršenje proračuna predstavlja jedan od kriterija za vrednovanje kvalitete provedbe programa/projekta.

Zaklada sustavno vrednuje programski i financijski dio provedbe odobrene podrške u cilju utvrđivanja učinkovitosti ulaganja i doprinosa razvoju organizacija civilnog društva na području suvremene kulture i umjetnosti do kojih je došlo zahvaljujući provedbi aktivnosti uz podršku Zaklade kako bi na osnovu toga prilagodila prioritete, ciljeve i načine dodjele bespovratnih sredstava kojima ostvaruje svoju temeljnu svrhu djelovanja.

Vrednovanje administrativne i programske provedbe programa/projekta vrši Stručna služba Zaklade tijekom cjelokupne provedbe programa/projekta na temelju propisanih kriterija koji se korisniku sredstava dostavljaju na uvid uz odobravanje završnog Opisnog i financijskog izvještaja. Administrativna provedba vrednuje se bodovno, dok je vrednovanje programske provedbe isključivo opisno.