Nakon odobravanja bespovratnih sredstava odabranim programima/projektima uslijedit će potpisivanje ugovora sa svakom pojedinom organizacijom/korisnikom.

Jednom potpisan ugovor nije moguće mijenjati bez pisanoga odobrenja Zaklade.

Prilikom potpisivanja ugovora korisnik će dobiti Kriterije za vrednovanje kvalitete provedbe provedenih programa/projekata, Pravila označavanja aktivnosti financiranih od strane Zaklade, Upute o korištenju sredstava odobrenih za provedbu programa/projekata te Izjavu o nepostojanju dvostrukog financiranja istih troškova ili udjela u troškovima, koji predstavljaju sastavni dio ugovora.

Da bi proces prijave na javne pozive bio jednostavniji, dodatna dokumentacija traži se isključivo od onih prijavitelja kojima su odobrena bespovratna sredstva. Prije potpisivanja ugovora svi prijavitelji kojima su odobrena bespovratna sredstva Zaklade moraju dostaviti potrebnu dokumentaciju. Rok za dostavu te dokumentacije je osam (8) dana, a počinje teći sljedećeg dana od dana slanja obavijesti o rezultatima Programa podrške s popisom dokumentacije za potpisivanje ugovora na e-adresu glavnog administratora korisničkog profila. Ako prijavitelj ne dostavi traženu dokumentaciju u navedenom roku, smatrat će se da nije ispunio formalne uvjete te će njegova prijava biti isključena, a podrška može odlukom Upravnog odbora biti dodijeljena sljedećoj najbolje ocijenjenoj prijavi u istom programskom području i kategoriji.

Svi prijavitelji kojima je odobrena dodjela bespovratnih sredstava Zaklade obavezni su prije potpisivanja ugovora dostaviti sljedeće dokumente:

1. Potvrdu Porezne uprave o nepostojanju duga po osnovi javnih davanja o kojima evidenciju vodi Porezna uprava, ne stariju od trideset (30) dana od dana objave rezultata javnih poziva. Ako je odobrena obročna otplata duga rješenjem Porezne uprave o obročnoj otplati, potrebno je dostaviti presliku o rješenju.

Važno: Ako se utvrdi da organizacija ima dug prema državi po osnovi javnih davanja, prijava će biti isključena.

2. Uvjerenje da se protiv osobe ovlaštene za zastupanje organizacije ne vodi kazneni postupak ne starije od tri (3) mjeseca od dana objave rezultata javnih poziva (za programe/projekte kojima je odobrena podrška veća od 20.000 kn).

Važno: Ako osoba za zastupanje organizacije ne dokaže da se protiv nje ne vodi kazneni postupak, prijava će biti isključena.

Svi prijavitelji koji su registrirani kao umjetnička organizacija, a odobrena su im bespovratna sredstva Zaklade, obavezni su prije potpisivanja ugovora dostaviti:

3. Izvod iz Registra umjetničkih organizacija (ili njegova preslika) ne stariji od tri (3) mjeseca od dana objave rezultata javnih poziva.

Zaklada će za organizacije koje su registrirane kao udruge potrebne podatke provjeravati uvidom u Registar udruga Republike Hrvatske.

Važno: Ako osobe za zastupanje organizacije u trenutku potpisivanja ugovora nisu u mandatu, prijava će biti isključena.

U slučaju da iz opravdanih razloga prijavitelj nije u mogućnosti dostaviti dodatnu dokumentaciju u propisanom roku, Zaklada može produžiti rok za dostavu navedene dokumentacije. U tom slučaju prijavitelj je dužan do roka za predaju dodatne dokumentacije dostaviti potpisan, pečatom ovjeren i skeniran zahtjev za produženje roka dostave koji sadrži obrazloženje za nedostavljanje dokumentacije u roku. Zaklada je na zahtjev dužna odgovoriti u roku od pet (5) radnih dana od dana zaprimanja zahtjeva.

Organizacija kojoj budu odobrena bespovratna sredstva bit će obavezna, u skladu s potpisanim ugovorom, Zakladi dostaviti Opisni i financijski izvještaj o provedbi, zajedno s preslikama računa i drugom relevantnom dokumentacijom koju Zaklada zatraži. Opisni i financijski izvještaj (na propisanim obrascima Zaklade) potrebno je dostaviti u papirnatom i elektroničkom obliku. Zaklada zadržava pravo objave Opisnih i financijskih izvještaja ili dijela podataka iz izvještaja.

 

Termini za dostavu Opisnog i financijskoga izvještaja s preslikama računa i popratnim prilozima određeni su po programskim područjima.

 

Programska područja i kategorije 1, 4 i 5:

• polugodišnji Opisni i financijski izvještaj s preslikama računa treba dostaviti najkasnije do 20. 7. 2023.
• završni Opisni i financijski izvještaj s preslikama računa treba dostaviti najkasnije do 31. 1. 2024.

Programsko područje i kategorije 2, 3, 6, 7 i 8:

• završni Opisni i financijski izvještaj s preslikama računa treba dostaviti najkasnije trideset (30) dana od dana završetka provedbe programa/projekta/aktivnosti definiranog Ugovorom o financiranju programa/projekta.

Zaklada u programskim područjima 2, 3, 6, 7 i 8 može zatražiti sažeti privremeni izvještaj o tijeku realizacije programa/projekta.

Korisnici se obavezuju sve troškove i financijske obaveze nastale u pojedinom izvještajnom razdoblju prikazati u tom izvještajnom razdoblju.

Ako korisnik ne dostavi opisni i financijski izvještaj (s obaveznim prilozima), postupit će se kao što je navedeno u dijelu Obaveze koje proizlaze iz ugovora.

Podnošenjem prijave prijavitelj prihvaća sve obaveze navedene u ovom Vodiču, a koje su sastavni dio ugovora koji potpisuju organizacije civilnog društva čijim prijavama budu odobrena bespovratna sredstva.

Zaklada će u pisanom obliku od korisnika zatražiti povrat bespovratnih sredstava za provedbu odobrene podrške u sljedećim slučajevima:

1. Ako korisnik ne dostavi opisni i financijski izvještaj (s obaveznom popratnom dokumentacijom) u za to predviđenom roku, korisnik će pisanim putem biti upozoren na obavezu dostave opisnog i financijskog izvještaja i/ili popratne dokumentacije. U slučaju da korisnik u roku od četrnaest (14) dana ne odgovori na poslani zahtjev za dostavom opisnog i financijskog izvještaja i/ili popratne dokumentacije, ugovor se raskida te je korisnik dužan vratiti Zakladi iznos podrške koji je primio, a koji nije opravdao putem izvještaja, u roku od trideset (30) dana od primitka obavijesti o povratu s pripadajućom zakonskom zateznom kamatom određenom važećim propisima koja teče od dana kad je korisnik primio bespovratna sredstva do dana povrata sredstava.
2. Ako se utvrdi da su sredstva nenamjenski utrošena, od korisnika će se zatražiti povrat iznosa koji se odnosi na nesukladno utrošena sredstva, odnosno sredstva koja su utrošena drugačije (s drugom namjenom) od onoga što je ugovoreno specifikacijom proračuna provedbe programa/projekta, koji je sastavni dio ugovora, s pripadajućom zakonskom zateznom kamatom određenom važećim propisima koja teče od dana kad je korisnik primio bespovratna sredstva do dana povrata sredstava.
3. Ako se utvrdi da sredstva nisu utrošena, od korisnika će se zatražiti povrat sredstava koja se, iako ugovorena i isplaćena, nisu utrošila na provedbu odobrenih aktivnosti.

U slučaju da korisnik nije u mogućnosti vratiti sredstva koja nije opravdao izvještajem, neutrošena ili nenamjenski utrošena sredstva te u slučajevima davanja neistinitih podataka ili neispunjavanja odredbi navedenih u ugovoru u predviđenim rokovima, Zaklada će raskinuti ugovor i poduzeti sve mjere za ostvarivanje povrata sredstava s pripadajućom zateznom kamatom određenom važećim propisima te o tome u najkraćem roku izvijestiti nadležne institucije u skladu s točkom III. Poslovnika o načinu postupanja i izvještavanja o korištenju financijske potpore Zaklade.

Ako Zaklada utvrdi da korisnik nije ispunio ugovorne obaveze (uključujući dostavljanje polugodišnjeg i/ili završnog izvještaja), uskratit će mu se pravo na financijsku podršku u svim programskim područjima Zaklade u iduće dvije (2) godine, računajući od dana donošenja odluke Upravnog odbora o utvrđivanju neispunjavanja ugovornih obaveza. Zaklada će o toj odluci izvijestiti nadležna tijela državne uprave.

Korisnik bespovratnih sredstava se obavezuje da neće sudjelovati u izbornoj ili drugoj promidžbi političke stranke, koalicije ili kandidata te da neće davati izravnu potporu političkoj stranci, koaliciji ili kandidatu ni prikupljati financijska sredstva za financiranje političkih stranaka, koalicija ili kandidata za sve vrijeme trajanja ugovora.

Korisnik je o eventualnim izmjenama odobrenog plana aktivnosti dužan izvijestiti Zakladu i tražiti odobrenje za promjenu putem elektroničkog sustava za komunikaciju s korisnicima (Korisničke zone).

Novi obrazac plana aktivnosti zajedno s obrazloženjem promjena korisnik treba uputiti Zakladi putem Korisničke zone najmanje pet (5) dana prije nastanka promjene. Korisnici ne mogu zatražiti uvažavanje promjena nakon što su promjene već izvršene te se u tom slučaju te aktivnosti neće prihvatiti kao sastavni dio Opisnog i financijskog izvještaja.

Krajnji rok u kojem je korisnik dužan obavijestiti Zakladu o svim promjenama odobrenih aktivnosti i planu njihove provedbe te zatražiti odobrenje promjena je najkasnije deset (10) dana prije isteka roka provedbe odobrenih aktivnosti programa/projekta definiranog Ugovorom o financiranju. Iznimno, zbog opravdanog razloga koji nije bio unaprijed predvidiv te uz odgovarajuće obrazloženje, korisnik može zatražiti promjenu aktivnosti i plana njihove provedbe i nakon isteka krajnjega roka za promjenu odobrenih aktivnosti programa/projekta.

Zaklada će na zahtjev odgovoriti u roku od pet (5) dana. Korisnik ne može napraviti/zatražiti sljedeću promjenu prije nego što Zaklada riješi prethodno predloženu promjenu aktivnosti, bilo da je odobri ili odbije.

Promjene aktivnosti i plana njihove provedbe trebaju biti svedene na najmanju moguću mjeru u odnosu na broj i učestalost tijekom provedbenoga razdoblja. Zaklada ima pravo ne odobriti promjenu ako se time bitno mijenjaju sadržaj i priroda programa/projekta ili ako se zahtjev ne temelji na objektivnim razlozima za promjenu.

Aktivnosti u Opisnom i financijskom izvještaju moraju biti izvršene u skladu sa zadnjim odobrenim planom aktivnosti, što je jedan od kriterija za vrednovanje administrativne kvalitete provedbe programa/projekta.

Korisnik je o eventualnim promjenama odobrenog proračuna dužan izvijestiti Zakladu putem elektroničkog sustava za komunikaciju s korisnicima (Korisničke zone) s obrazloženjem i prijedlogom nove specifikacije troškova.

Novi obrazac proračuna s predloženim izmjenama/prenamjenama proračuna tijekom provedbe programa/projekta potrebno je dostaviti najmanje pet (5) dana prije nastanka promjene. Krajnji rok za izmjenu/prenamjenu proračuna je najkasnije deset (10) dana prije isteka roka provedbe programa/projekta definiranog Ugovorom o financiranju. Zaklada će na zahtjev za izmjenu/prenamjenu odgovoriti u roku od pet (5) dana.

Novi obrazac proračuna putem Korisničke zone, uz pripadajuće obrazloženje promjena, potrebno je dostaviti u sljedećim slučajevima:

• u slučaju promjena stavki unutar istog poglavlja proračuna
• u slučaju prenamjene ukupnih sredstava pojedinih poglavlja proračuna
• u slučaju brisanja postojećih i uvođenja novih stavki
• te u drugim slučajevima.

Korisnici ne mogu zatražiti uvažavanje izmjena/prenamjena nakon što su promjene već izvršene te se u tom slučaju takvi troškovi neće prihvatiti, odnosno Zaklada će ih smatrati nenamjenski utrošenim sredstvima. Iznimno, uz obrazloženje i iz opravdanog razloga koji nije bio unaprijed predvidiv, korisnik može promijeniti proračun nakon isteka krajnjeg roka za izmjenu/prenamjenu proračuna.

Novi obrazac proračuna postaje sastavni dio ugovora nakon što Zaklada odobri predloženu izmjenu, odnosno prenamjenu. Korisnik ne može zatražiti sljedeću izmjenu/prenamjenu prije nego što Zaklada riješi prethodno predloženu izmjenu, odnosno prenamjenu proračuna, bilo da je odobri bilo da je odbije.

Sve izmjene/prenamjene moraju biti usklađene s aktivnostima programa/projekta.

U Programskom području 1 korisnik ne može zatražiti odobrenje Zaklade za ukidanje radnih mjesta za koje je ostvario bodove prilikom procjene kvalitete prijava te za smanjenje broja radnih sati na manje od četiri (4) radna sata dnevno u poglavlju proračuna Troškovi naknada za rad menadžera, producenata, programskih/projektnih voditelja, financijskih administratora, voditelja ureda i drugih izvršitelja operativnih poslova od nesamostalnog rada (isključivo ugovor o radu). U tom poglavlju moguće je uvođenje novih radnih mjesta, zamjena postojećih radnih mjesta drugim radnim mjestima, povećanje broja radnih sati ili smanjenje broja radnih sati, ali ne manje od četiri (4) radna sata dnevno. Također je moguća promjena iznosa za pojedina radna mjesta koja su bodovana uz ograničenje da ukupan iznos po pojedinom radnom mjestu koji se pokriva iz sredstava Zaklade ne smije biti manji od 25 % od ukupnog mjesečnog iznosa za to radno mjesto.

Prenamjene proračuna trebaju biti svedene na najmanju moguću mjeru u odnosu na broj i učestalost tijekom provedbenoga razdoblja. Zaklada ima pravo ne odobriti prenamjenu sredstava ako se zahtjev ne temelji na objektivnim razlozima za prenamjenu.

Proračun u Opisnom i financijskom izvještaju mora biti izvršen u skladu sa zadnjom odobrenom verzijom proračuna, što je jedan od kriterija za vrednovanje administrativne kvalitete provedbe programa/projekta.

Ako korisnik treba odgoditi provedbu jedne ili više aktivnosti, zbog čega bi program/projekt završio kasnije od roka navedenoga u ugovoru, korisnik mora Zakladi uputiti službeni zahtjev za odgodu, u kojem će obrazložiti zašto je došlo do kašnjenja te mora predložiti novi raspored. Trajanje razdoblja provedbe programa/projekta može se sveukupno produžiti za najviše šest (6) mjeseci.

Ako korisnik u Programskim područjima 2, 3, 6, 7a i 8 treba započeti s provedbom aktivnosti prije početka provedbe projekta navedenoga u ugovoru, korisnik mora Zakladi uputiti službeni zahtjev za izmjenu razdoblja provedbe, u kojem će obrazložiti zašto je potrebno ranije započeti s provedbom projekta.

Zaklada će u oba slučaja ispitati opravdanost upućenog zahtjeva te će u roku deset (10) dana odgovoriti na njega. Ako zahtjev bude odobren, sastavit će se aneks kojim će se izmijeniti i dopuniti ugovorne odredbe.

Zahtjev za produljenje roka može se uputiti najkasnije deset (10) dana prije isteka roka za provedbu odobrenih aktivnosti. Zahtjev za raniji početak provedbe projekta može se uputiti najkasnije deset (10) dana prije početka provedbe odobrenih aktivnosti.

U programskim područjima koja se odnose na razvoj suradničkih platformi u slučaju odobravanja bespovratnih sredstava Zaklada odobrena sredstva uplaćuje koordinatoru platforme s kojim potpisuje ugovor o financiranju. Koordinator u tom slučaju može izravno trošiti sredstva ili ih dalje transferirati onim članicama platforme koje su registrirane kao udruge ili umjetničke organizacije ili drugi pravni subjekti u kulturi u Republici Hrvatskoj.

Koordinator može izravno trošiti sredstva ili ih dalje transferirati onim članicama platforme koje su registrirane kao udruge ili umjetničke organizacije ili drugi pravni subjekti u kulturi u Republici Hrvatskoj te za koje je dostavljena Izjava članice o suradnji, odnosno koje su članice saveza udruga koji koordinira suradničku platformu, i to za provedbu aktivnosti u skladu s utvrđenim planom provedbe aktivnosti i proračunom koji su sastavni dio potpisanog ugovora o financiranju.

U programskom području koje se odnosi na razvoj suradničkih platformi u Europi organizacija registrirana u Republici Hrvatskoj izravno plaća troškove koji nastaju izvan teritorija Republike Hrvatske uz uvjet da je organizacija iz Republike Hrvatske suorganizator aktivnosti.

Koordinator je odgovoran za podnošenje svih opisnih i financijskih izvještaja sa zatraženom popratnom dokumentacijom. U slučaju transfera sredstava pojedinim članicama, iste su obavezne koordinatoru dostaviti svu potrebnu popratnu dokumentaciju (izvještaje te preslike računa, ugovora, bankovnih izvoda itd.) vezanu za troškove financirane iz sredstava Zaklade, a koju koordinator zatim prilaže polugodišnjem i/ili završnom izvještaju o provedbi projekta.

Zaklada sustavno vrednuje programski i financijski dio provedbe odobrene podrške u cilju utvrđivanja učinkovitosti ulaganja i doprinosa razvoju organizacija civilnog društva na području suvremene kulture i umjetnosti do kojih je došlo zahvaljujući provedbi aktivnosti uz podršku Zaklade kako bi na osnovu toga prilagodila prioritete, ciljeve i načine dodjele bespovratnih sredstava kojima ostvaruje svoju temeljnu svrhu djelovanja.

Vrednovanje kvalitete provedbe podržanih programa/projekata vrši se na temelju propisanih kriterija koji su sastavni dio Ugovora o financiranju programa/projekta. Ako korisnik sredstava podnese prijavu na javni poziv u okviru Programa podrške 2024, prilikom procjene kvalitete prijava mogu se uzeti u obzir Kriteriji za vrednovanje kvalitete provedbe podržanih programa/projekata kao sastavni dio Kriterija za dodjelu sredstava.

Zaklada zadržava pravo kontinuiranog praćenja i vrednovanja izvršenja aktivnosti korisnika te preispitivanja financija i troškova u bilo koje vrijeme trajanja financijske podrške ili nakon završetka provedbe aktivnosti od strane predstavnika Zaklade, Ministarstva kulture i medija, Ministarstva financija ili druge od ovih institucija ovlaštene pravne ili fizičke osobe.

Ako tijekom kontinuiranog praćenja provedbe aktivnosti Zaklada utvrdi da korisnik ne izvršava preuzete obaveze, daljnja isplata bit će obustavljena, a neutrošena sredstva korisnik je dužan vratiti na poslovni račun Zaklade.

U svrhu praćenja i vrednovanja izvršenja aktivnosti te nadzora namjenskog korištenja sredstava korisnik je dužan, u svakom trenutku, na traženje Zaklade, omogućiti uvid u financijsku dokumentaciju vezanu za provedbu programa/projekta te dati sve dodatne sadržajne i administrativne informacije o programu/projektu. Radi nadzora namjenskog korištenja sredstava korisnik je dužan ovlastiti Zakladu da neposredno kontaktira sve pravne i fizičke osobe kojima su prema priloženoj dokumentaciji isplaćena novčana sredstva koja su dobili od Zaklade u ime financijske podrške programu/projektu. Korisnik će Zakladi, bez prethodne najave, omogućiti neposredan uvid u prisutnost roba i usluga koje su nabavljene novčanim sredstvima dobivenim od Zaklade u ime financijske podrške programu/projektu.

U Programskim područjima u kojima se dodjeljuje više od 20.000 kn:

• prva rata, u iznosu od najmanje 70 % od ukupno odobrenih financijskih sredstava, isplaćuje se korisniku u roku od četrdeset pet (45) dana od dana potpisivanja ugovora
• druga rata, u preostalom iznosu od ukupno odobrenih financijskih sredstava, isplaćuje se korisniku najkasnije trideset (30) dana prije isteka roka za provedbu odobrenih aktivnosti ako je korisnik dostavio uredan polugodišnji Opisni i financijski izvještaj.

U Programskim područjima u kojima se dodjeljuje do 20.000 kn odobrena financijska sredstva, u iznosu od 100 % od ukupno odobrenih financijskih sredstava isplaćuju se korisniku u roku od četrdeset pet (45) dana od dana potpisivanja ugovora.

Zaklada zadržava pravo izmjene dinamike isplate sredstava i iznosa rata, ovisno o mogućnostima izvršenja Financijskoga plana Zaklade i predvidivoj dinamici provedbe programa/projekta.