Potpisivanje ugovora

Nakon odobravanja bespovratnih sredstava odabranim programima/projektima slijedi potpisivanje ugovora sa svakom pojedinom organizacijom nakon čega ona postaje korisnik Zaklade. Svi prijavitelji kojima su odobrena bespovratna sredstva Zaklade obavezni su prije potpisivanja ugovora dostaviti dokumentaciju za potpisivanje ugovora, a koja je definirana u Uputama za prijavitelje. Jednom potpisan ugovor nije moguće mijenjati bez pisanoga odobrenja Zaklade.

Prilikom potpisivanja ugovora korisniku se dostavljaju sljedeći dokumenti koji predstavljaju sastavni dio ugovora:

• Uputa o korištenju sredstava odobrenih za provedbu programa/projekata
• Pravila označavanja aktivnosti financiranih od strane Zaklade
• Kriteriji za vrednovanje kvalitete provedbe programa/projekata.

Pregled navedenih dokumenata nalazi se u poglavlju 3. "Dodaci Ugovoru o financiranju".

Zaklada odobrena sredstava isplaćuje u dva obroka:

• prva rata, u iznosu od najmanje 70 % od ukupno odobrenih financijskih sredstava, isplaćuje se korisniku u roku od četrdeset pet (45) dana od dana potpisivanja ugovora
• druga rata, u preostalom iznosu od ukupno odobrenih financijskih sredstava, isplaćuje se korisniku najkasnije trideset (30) dana prije isteka roka za provedbu odobrenih aktivnosti ako je korisnik dostavio uredan polugodišnji Opisni i financijski izvještaj, odnosno u slučaju kratkoročnih programa/projekata na temelju Zakladinog praćenja njihove provedbe.

Zaklada zadržava pravo izmjene dinamike isplate sredstava i iznosa rata, ovisno o mogućnostima izvršenja Financijskoga plana Zaklade i predvidivoj dinamici provedbe programa/projekta.

Organizacija kojoj su odobrena bespovratna sredstva bit će obavezna, u skladu s potpisanim ugovorom, Zakladi dostaviti Opisni i financijski izvještaj o provedbi, zajedno s preslikama računa i drugom relevantnom dokumentacijom koju Zaklada zatraži. Opisni i financijski izvještaj (na propisanim obrascima Zaklade) potrebno je dostaviti u papirnatom i elektroničkom obliku, dok se sva obavezna popratna dokumentacija (preslike računa i popratni prilozi) dostavlja isključivo u elektroničkom obliku. Zaklada zadržava pravo objave Opisnih i financijskih izvještaja ili dijela podataka iz izvještaja.

Termini za dostavu Opisnoga i financijskoga izvještaja s preslikama računa i popratnim prilozima određeni su prema vrsti podrške.

Za jednogodišnje i višegodišnje podrške:

• polugodišnji Opisni i financijski izvještaj s preslikama računa treba dostaviti najkasnije do 22. 7. 2024.
• završni Opisni i financijski izvještaj s preslikama računa treba dostaviti najkasnije do 31. 1. 2025.

Za kratkoročne podrške:

• završni Opisni i financijski izvještaj s preslikama računa treba dostaviti najkasnije trideset (30) dana od dana završetka provedbe programa/projekta definiranog Ugovorom o financiranju programa/projekta.

Zaklada može zatražiti sažeti privremeni izvještaj o tijeku realizacije programa/projekta organizacije koje koriste kratkoročnu podršku.

Korisnici se obavezuju sve troškove i financijske obaveze nastale u pojedinom izvještajnom razdoblju prikazati u tom izvještajnom razdoblju.

Ako korisnik ne dostavi opisni i financijski izvještaj (s obaveznim prilozima), postupit će se kao što je navedeno u sljedećem poglavlju.

Zaklada zadržava pravo praćenja i vrednovanja izvršenja aktivnosti korisnika te preispitivanja financija i troškova u bilo koje vrijeme trajanja financijske podrške ili nakon završetka provedbe aktivnosti od strane predstavnika Zaklade.

U svrhu praćenja i vrednovanja izvršenja aktivnosti te nadzora namjenskog korištenja sredstava korisnik je dužan, u svakom trenutku, na traženje Zaklade, omogućiti uvid u financijsku dokumentaciju vezanu za provedbu programa/projekta te dati sve dodatne sadržajne i administrativne informacije o programu/projektu. Radi nadzora namjenskog korištenja sredstava korisnik je dužan ovlastiti Zakladu da neposredno kontaktira sve pravne i fizičke osobe kojima su prema priloženoj dokumentaciji isplaćena novčana sredstva koja su dobili u okviru provedbe programa/projekta financiranog sredstvima Zaklade. Korisnik će Zakladi, bez prethodne najave, omogućiti neposredan uvid u prisutnost roba i usluga koje su nabavljene novčanim sredstvima dobivenim od Zaklade u ime financijske podrške programu/projektu.

Zaklada će u pisanom obliku od korisnika zatražiti povrat bespovratnih sredstava za provedbu odobrene podrške u sljedećim slučajevima:

• Ako korisnik ne dostavi opisni i financijski izvještaj (s obaveznom popratnom dokumentacijom) u za to predviđenom roku, korisnik će pisanim putem biti upozoren na obavezu dostave opisnog i financijskog izvještaja i/ili popratne dokumentacije. U slučaju da korisnik u roku od četrnaest (14) dana ne odgovori na poslani zahtjev za dostavom opisnog i financijskog izvještaja i/ili popratne dokumentacije, ugovor se raskida te je korisnik dužan vratiti Zakladi iznos podrške koji je primio, a koji nije opravdao putem izvještaja, u roku od trideset (30) dana od dana primitka obavijesti o povratu s pripadajućom zakonskom zateznom kamatom određenom važećim propisima koja teče od dana kad je korisnik primio bespovratna sredstva do dana povrata sredstava.
• Ako se utvrdi da su sredstva nenamjenski utrošena, od korisnika će se zatražiti povrat iznosa koji se odnosi na nesukladno utrošena sredstva, odnosno sredstva koja su utrošena drugačije (s drugom namjenom) od onoga što je ugovoreno specifikacijom proračuna provedbe programa/projekta, koji je sastavni dio ugovora, s pripadajućom zakonskom zateznom kamatom određenom važećim propisima koja teče od dana kad je korisnik primio bespovratna sredstva do dana povrata sredstava.
• Ako se prilikom provjere završnog izvještaja utvrdi da sredstva nisu utrošena, od korisnika će se zatražiti povrat sredstava koja se, iako ugovorena i isplaćena, nisu utrošila na provedbu odobrenih aktivnosti. Završni izvještaj neće biti odobren dok korisnik ne izvrši povrat neutrošenih sredstava.
• Ako se utvrdi da korisnik bespovratnih sredstava za vrijeme trajanja ugovora sudjeluje u izbornoj ili drugoj promidžbi političke stranke, koalicije ili kandidata te da daje izravnu potporu političkoj stranci, koaliciji ili kandidatu, prikuplja financijska sredstva za financiranje političkih stranaka, koalicija ili kandidata, od korisnika će se zatražiti povrat isplaćenih sredstava s pripadajućom zakonskom zateznom kamatom određenom važećim propisima koja teče od dana kad je korisnik primio bespovratna sredstva do dana povrata sredstava.

U slučaju da korisnik nije u mogućnosti vratiti sredstva koja nije opravdao izvještajem, neutrošena ili nenamjenski utrošena sredstva, u slučajevima davanja neistinitih podataka ili neispunjavanja ugovornih odredbi u predviđenim rokovima ili sudjelovanja korisnika u izbornoj ili drugoj promidžbi političke stranke, koalicije ili kandidata, Zaklada će raskinuti ugovor i poduzeti sve mjere za ostvarivanje povrata sredstava s pripadajućom zateznom kamatom određenom važećim propisima te o tome u najkraćem roku izvijestiti nadležne institucije u skladu s točkom III. Poslovnika o načinu postupanja i izvještavanja o korištenju financijske potpore Zaklade.

Ako Zaklada utvrdi da korisnik nije ispunio ugovorne obaveze (uključujući dostavljanje polugodišnjeg i/ili završnog izvještaja), uskratit će mu se pravo na financijsku podršku u svim programskim područjima Zaklade u iduće dvije (2) godine, računajući od dana donošenja odluke Upravnog odbora o utvrđivanju neispunjavanja ugovornih obaveza. Zaklada će o toj odluci izvijestiti nadležna tijela državne uprave.

Ako korisnik treba odgoditi provedbu jedne ili više aktivnosti, zbog čega bi program/projekt završio kasnije od roka završetka programa/projekta navedenoga u ugovoru, korisnik mora Zakladi uputiti službeni zahtjev za odgodu, u kojem će obrazložiti zašto je došlo do kašnjenja te mora predložiti novi raspored. Trajanje razdoblja provedbe programa/projekta može se sveukupno produžiti za najviše šest (6) mjeseci.

Ako korisnik u programskim područjima koja se ne odnose na cjelogodišnju provedbu programa/projekta treba započeti s provedbom aktivnosti prije početka provedbe projekta navedenoga u ugovoru, korisnik mora Zakladi uputiti službeni zahtjev za izmjenu razdoblja provedbe, u kojem će obrazložiti zašto je potrebno ranije započeti s provedbom programa/projekta.

Zaklada će u oba slučaja ispitati opravdanost upućenog zahtjeva te će u roku deset (10) dana odgovoriti na njega. Ako zahtjev bude odobren, sastavit će se aneks Ugovora o financiranju kojim će se izmijeniti i dopuniti ugovorne odredbe.

Zahtjev za produljenje roka može se uputiti najkasnije deset (10) dana prije isteka roka za provedbu odobrenih aktivnosti.

Zahtjev za raniji početak provedbe projekta može se uputiti najkasnije deset (10) dana prije početka provedbe odobrenih aktivnosti.

Korisnik je o eventualnim izmjenama odobrenog plana aktivnosti dužan izvijestiti Zakladu i tražiti odobrenje za promjenu putem elektroničkog sustava za komunikaciju s korisnicima (Korisničke zone).

Novi obrazac plana aktivnosti zajedno s obrazloženjem promjena korisnik treba uputiti Zakladi putem Korisničke zone najmanje pet (5) dana prije nastanka promjene. Korisnici ne mogu zatražiti uvažavanje promjena nakon što su promjene već izvršene te se u tom slučaju te aktivnosti neće prihvatiti kao sastavni dio Opisnog i financijskog izvještaja.

Zaklada će na zahtjev odgovoriti u roku od pet (5) dana. Korisnik ne može napraviti/zatražiti sljedeću promjenu prije nego što Zaklada riješi prethodno predloženu promjenu aktivnosti, bilo da je odobri ili odbije.

Za cjelogodišnje programe/projekte (jednogodišnje i višegodišnje podrške) izmjene aktivnosti se moraju poslati najkasnije do 15. prosinca 2024. godine. Nakon toga datuma nije moguće poslati izmjene aktivnosti.

Iznimno, zbog opravdanog razloga koji nije bio unaprijed predvidiv te uz odgovarajuće obrazloženje, korisnik može zatražiti promjenu aktivnosti i plana njihove provedbe i nakon isteka roka za promjenu odobrenih aktivnosti programa/projekta.

Promjene aktivnosti i plana njihove provedbe trebaju biti svedene na najmanju moguću mjeru u odnosu na broj i učestalost tijekom provedbenoga razdoblja. Zaklada ima pravo ne odobriti promjenu ako se time bitno mijenjaju sadržaj i priroda programa/projekta ili ako se zahtjev ne temelji na objektivnim razlozima za promjenu.

Aktivnosti u Opisnom i financijskom izvještaju moraju biti izvršene u skladu sa zadnjim odobrenim planom aktivnosti, što je jedan od kriterija za vrednovanje kvalitete provedbe programa/projekta.

Korisnik je o eventualnim promjenama odobrenog proračuna dužan izvijestiti Zakladu putem elektroničkog sustava za komunikaciju s korisnicima (Korisničke zone) s obrazloženjem i prijedlogom nove specifikacije troškova.

Novi obrazac proračuna s predloženim izmjenama/prenamjenama proračuna tijekom provedbe programa/projekta potrebno je dostaviti najmanje pet (5) dana prije nastanka promjene.

Novi obrazac proračuna putem Korisničke zone, uz pripadajuće obrazloženje promjena, potrebno je dostaviti u sljedećim slučajevima:

• u slučaju promjena stavki unutar istog poglavlja proračuna
• u slučaju prenamjene ukupnih sredstava pojedinih poglavlja proračuna
• u slučaju brisanja postojećih i uvođenja novih stavki
• te u drugim slučajevima.

Korisnici ne mogu zatražiti uvažavanje izmjena/prenamjena nakon što su promjene već izvršene te se u tom slučaju takvi troškovi neće prihvatiti, odnosno Zaklada će ih smatrati nenamjenski utrošenim sredstvima.

Zaklada će na zahtjev za izmjenu/prenamjenu odgovoriti u roku od pet (5) dana. Korisnik ne može napraviti/zatražiti sljedeću promjenu proračuna prije nego što Zaklada riješi prethodno predloženu promjenu, bilo da je odobri ili odbije.

Za cjelogodišnje programe/projekte (jednogodišnje i višegodišnje podrške) izmjene/prenamjene proračuna se moraju poslati najkasnije do 15. prosinca 2024. godine. Nakon toga datuma nije moguće poslati izmjenu/prenamjenu proračuna.

Iznimno, uz obrazloženje i iz opravdanog razloga koji nije bio unaprijed predvidiv, korisnik može promijeniti proračun nakon isteka roka za izmjenu/prenamjenu proračuna.

Novi obrazac proračuna postaje sastavni dio ugovora nakon što Zaklada odobri predloženu izmjenu, odnosno prenamjenu.

Sve izmjene/prenamjene proračuna moraju biti usklađene s aktivnostima programa/projekta.

Prenamjene proračuna trebaju biti svedene na najmanju moguću mjeru u odnosu na broj i učestalost tijekom provedbenoga razdoblja. Zaklada ima pravo ne odobriti prenamjenu sredstava ako se zahtjev ne temelji na objektivnim razlozima za prenamjenu.

Proračun u Opisnom i financijskom izvještaju mora biti izvršen u skladu sa zadnjom odobrenom verzijom proračuna, što je jedan od kriterija za vrednovanje kvalitete provedbe programa/projekta.

Zaklada sustavno vrednuje programski i financijski dio provedbe odobrene podrške u cilju utvrđivanja učinkovitosti ulaganja i doprinosa razvoju organizacija civilnog društva na području suvremene kulture i umjetnosti do kojih je došlo zahvaljujući provedbi aktivnosti uz podršku Zaklade kako bi na osnovu toga prilagodila prioritete, ciljeve i načine dodjele bespovratnih sredstava kojima ostvaruje svoju temeljnu svrhu djelovanja.

Vrednovanje kvalitete provedbe podržanih programa/projekata vrši se na temelju propisanih kriterija koji su sastavni dio Ugovora o financiranju programa/projekta, a prilikom procjene kvalitete prijava u okviru budućih javnih poziva Zaklade, mogu se uzeti u obzir Kriteriji za vrednovanje kvalitete provedbe podržanih programa/projekata kao sastavni dio Kriterija za dodjelu sredstava.